CRM w Odoo: jak analizować sprzedaż, oferty i konwersję?

W wielu firmach sprzedaż wygląda na aktywną. Pojawiają się zapytania, handlowcy prowadzą rozmowy, przygotowują oferty, odpowiadają klientom 
i regularnie aktualizują tematy sprzedażowe.

Na pierwszy rzut oka wszystko działa.

Problem zaczyna się wtedy, gdy firma chce odpowiedzieć na kilka prostych pytań:

Które oferty naprawdę wygrywają?

Z jakiego źródła pochodzą najlepsi klienci?

Na którym etapie najczęściej tracimy sprzedaż?

Dlaczego część ofert pozostaje bez odpowiedzi?

Czy handlowcy pracują nad tematami o największym potencjale?

Czy duża liczba wysłanych ofert rzeczywiście przekłada się na przychody?

Bez dobrze uporządkowanego CRM sprzedaż często opiera się bardziej na intuicji niż na danych. Firma widzi aktywność, ale nie zawsze widzi skuteczność.

Właśnie tutaj dobrze zaplanowane wdrożenie Odoo może pomóc uporządkować proces sprzedaży - od pierwszego kontaktu z klientem, przez przygotowanie oferty, aż po analizę konwersji i raportowanie wyników.

Oferta to tylko jeden etap sprzedaży

W wielu firmach oferta jest traktowana jako najważniejszy element procesu sprzedaży. Klient pyta, handlowiec przygotowuje dokument, oferta zostaje wysłana i… temat często zaczyna żyć własnym życiem.

Czasem klient odpowie od razu.

Czasem poprosi o korektę.

Czasem rozpocznie negocjacje.

A czasem po prostu zniknie.

Jeżeli firma nie śledzi tego procesu w jednym systemie, bardzo trudno później zrozumieć, co właściwie się wydarzyło.

Sama informacja, że oferta została wysłana, nie wystarcza. Znacznie ważniejsze jest to, co stało się później:

• czy klient otworzył rozmowę,
• czy pojawił się follow-up,
• czy oferta została zaakceptowana,
• czy została odrzucona,
• jaki był powód przegranej,
• czy podobne oferty w przyszłości mają sens,
• czy dany typ klienta dobrze konwertuje.

W praktyce oferta jest tylko jednym z etapów większego procesu. Bez CRM trudno połączyć ją z wcześniejszą rozmową, źródłem leadu, działaniami handlowca i końcowym wynikiem sprzedaży.

Dlatego w Odoo warto patrzeć na sprzedaż szerzej: nie tylko jako na wysyłanie ofert, ale jako na cały proces zarządzania szansami sprzedaży.

Jeśli chcesz szerzej zobaczyć, jak uporządkować sam proces tworzenia i pilnowania ofert, przeczytaj również artykuł: Jak stworzyć proces ofertowania, który sam się pilnuje? Sprzedaż z Odoo

Dlaczego firmy nie wiedzą, 
które oferty wygrywają?

Najczęściej problem nie wynika z braku pracy. Wręcz przeciwnie - zespoły handlowe często pracują intensywnie.

Problem polega na tym, że dane są rozproszone.

Część informacji znajduje się w mailach.

Część w Excelu.

Część w notatkach handlowca.

Część w komunikatorach.

Część w pamięci osób, które prowadziły temat.

Dopóki firma obsługuje niewielką liczbę zapytań, taki model może jeszcze działać. Ale wraz ze wzrostem liczby klientów, ofert i handlowców pojawia się chaos informacyjny.

Zarząd widzi, że sprzedaż pracuje, ale nie widzi dokładnie, które działania przynoszą efekt.

To prowadzi do kilku typowych problemów:

• brak jasnej informacji o konwersji ofert,
• brak analizy powodów przegranych szans,
• brak kontroli nad follow-upami,
• trudność w ocenie skuteczności źródeł leadów,
• problem z porównaniem pracy handlowców,
• brak wiedzy, które typy klientów są najbardziej rentowne,
• decyzje sprzedażowe podejmowane na podstawie opinii, a nie danych.

Właśnie dlatego CRM w Odoo powinien być czymś więcej niż bazą kontaktów. Powinien być narzędziem do zarządzania całym procesem sprzedaży.

CRM w Odoo: od leadu 
do wygranej sprzedaży

Odoo CRM pozwala uporządkować proces sprzedaży w formie lejka. Dzięki temu każda szansa sprzedaży ma swój etap, właściciela, planowane działania i historię kontaktu z klientem.

Przykładowy proces może wyglądać tak:

1. Nowy lead lub zapytanie.
2. Kwalifikacja klienta.
3. Rozmowa lub spotkanie.
4. Przygotowanie oferty.
5. Oferta wysłana.
6. Negocjacje.
7. Wygrana albo przegrana szansa.

Taki schemat pozwala zobaczyć, gdzie znajduje się każdy temat sprzedażowy. Handlowiec wie, co powinien zrobić dalej, a menedżer widzi, na którym etapie są poszczególne szanse.

To ważne, bo sprzedaż rzadko przegrywa się dopiero na końcu. Często problem pojawia się wcześniej.

Przykłady:

Klient nie został dobrze zakwalifikowany.

Oferta została wysłana, ale nikt nie zrobił follow-upu.

Handlowiec nie zapisał powodu przegranej.

Szansa sprzedaży utknęła na etapie negocjacji.

Firma poświęca dużo czasu na zapytania, które mają niską szansę wygranej.

Dzięki CRM w Odoo takie sytuacje są łatwiejsze do zauważenia. System nie tylko przechowuje dane, ale pozwala je analizować.

Więcej o samym lejku sprzedaży i pracy z szansami handlowymi opisaliśmy w artykule: CRM w Odoo – zarządzanie lejkiem sprzedaży.

Co warto mierzyć w sprzedaży?

Dobrze wdrożony CRM nie powinien zbierać danych „dla samego zbierania”. Celem jest lepsze zarządzanie sprzedażą.

W Odoo warto analizować przede wszystkim te informacje, które pomagają podejmować decyzje.

Do najważniejszych wskaźników należą:

• liczba nowych leadów,
• źródła zapytań,
• liczba przygotowanych ofert,
• wartość szans sprzedaży,
• współczynnik konwersji,
• czas przejścia przez etapy sprzedaży,
• liczba wygranych i przegranych ofert,
• powody przegranych szans,
• skuteczność handlowców,
• sprzedaż według produktów, usług, branż lub regionów.

Dzięki takim danym firma może zobaczyć nie tylko to, ile pracy wykonuje dział sprzedaży, ale przede wszystkim, które działania mają największy wpływ na wynik.

To różnica między pytaniem:

„Ile ofert wysłaliśmy?”

a pytaniem:

„Które oferty mają największą szansę wygranej i dlaczego?”

Pierwsze pytanie pokazuje aktywność. Drugie pomaga zarządzać sprzedażą.

Konwersja ofert: jeden z najważniejszych wskaźników

Konwersja ofert pokazuje, jaka część przygotowanych ofert kończy się wygraną sprzedażą. To jeden z najważniejszych wskaźników w procesie handlowym.

Jeżeli firma wysyła dużo ofert, ale ma niską konwersję, problem może leżeć w kilku miejscach.

Możliwe przyczyny:

• źle kwalifikowane leady,
• zbyt ogólne oferty,
• brak regularnego follow-upu,
• za długi czas reakcji,
• niedopasowanie oferty do potrzeb klienta,
• problem z ceną,
• brak jasnego pokazania wartości,
• niewłaściwe źródła pozyskiwania klientów.

Bez danych trudno rozpoznać, który z tych problemów występuje naprawdę.

W CRM można natomiast porównać oferty według źródła, branży, handlowca, etapu sprzedaży czy typu klienta. Dzięki temu firma może zauważyć, że na przykład leady z jednej kampanii mają wysoką konwersję, a z innej generują dużo pracy, ale mało sprzedaży.

To bardzo cenna informacja, szczególnie gdy firma inwestuje w marketing, kampanie reklamowe lub rozwój działu handlowego.

Powody przegranych ofert są równie ważne jak wygrane sprzedaże

W wielu firmach analizuje się przede wszystkim sukcesy. To naturalne - wygrane oferty są źródłem przychodu.

Ale z punktu widzenia zarządzania sprzedażą przegrane szanse są równie ważne.

Dlaczego?

Bo pokazują, gdzie firma traci potencjalnych klientów.

Jeżeli handlowcy oznaczają w CRM powody przegranej, po pewnym czasie można zauważyć powtarzalne wzorce.

Na przykład:

• cena była zbyt wysoka,
• klient wybrał konkurencję,
• oferta nie odpowiadała na potrzeby,
• klient nie miał budżetu,
• decyzja została odłożona,
• zabrakło kontaktu po wysłaniu oferty,
• lead był źle zakwalifikowany.

Każda z tych informacji prowadzi do innych wniosków.

Jeżeli problemem jest cena, warto przeanalizować politykę cenową lub sposób prezentowania wartości.

Jeżeli problemem jest brak budżetu, być może leady są źle kwalifikowane.

Jeżeli problemem jest brak follow-upu, trzeba poprawić organizację pracy handlowców.

Jeżeli klient wybiera konkurencję, warto sprawdzić, czym oferta konkurencji różni się od naszej.

Bez CRM takie informacje często giną. W Odoo można je zbierać systematycznie i wykorzystywać do poprawy procesu sprzedaży.

Raporty w Odoo: sprzedaż widoczna w liczbach

Raportowanie to jeden z głównych powodów, dla których firmy decydują się na wdrożenie CRM. Sam proces sprzedaży można prowadzić w różnych narzędziach, ale dopiero raporty pokazują, co naprawdę dzieje się w firmie.

W Odoo można analizować sprzedaż z różnych perspektyw np.:

• według etapów CRM,
• według handlowców,
• według źródeł leadów,
• według klientów,
• według wartości szans,
• według dat,
• według produktów lub usług,
• według statusu ofert.

Dzięki temu menedżer sprzedaży nie musi opierać się wyłącznie na rozmowach z zespołem. Może zobaczyć dane.

Przykładowe pytania, na które raporty w Odoo mogą pomóc odpowiedzieć:

Który handlowiec ma najwyższą konwersję?

Który etap lejka sprzedaży jest najbardziej problematyczny?

Które źródło leadów przynosi najlepszych klientów?

Ile ofert pozostaje bez odpowiedzi?

Jaka jest średnia wartość wygranej sprzedaży?

Jak długo trwa proces od zapytania do zamówienia?

To nie są tylko dane „do raportu”. To informacje, które mogą wpływać na codzienne decyzje biznesowe.

CRM, sprzedaż i fakturowanie 
w jednym systemie

Jedną z największych zalet Odoo jest to, że CRM nie musi działać osobno od reszty firmy. Szansa sprzedaży może zostać połączona z ofertą. Oferta może zostać przekształcona w zamówienie. Zamówienie może prowadzić do faktury.

A cały proces może być później analizowany w raportach.

Dzięki temu firma może zobaczyć nie tylko to, które oferty zostały wygrane, ale również które z nich realnie przełożyły się na przychód.

To szczególnie ważne w firmach, w których sprzedaż jest powiązana z projektami, produkcją, usługami lub dłuższym procesem realizacji.

Przykład:

Firma może wygrać wiele ofert, ale dopiero po połączeniu CRM ze sprzedażą, projektami i fakturowaniem zobaczy, które typy zleceń są naprawdę rentowne, które generują najwięcej pracy, a które najlepiej pasują do jej modelu biznesowego.

Dlatego wdrożenie Odoo warto planować nie tylko jako uruchomienie jednego modułu, ale jako uporządkowanie przepływu informacji między działami.

Najczęstszy błąd: CRM bez procesu

Wdrożenie CRM nie polega tylko na tym, że firma zaczyna wpisywać klientów do systemu. To częsty błąd.

Jeżeli firma nie ustali etapów sprzedaży, zasad pracy, obowiązkowych danych i sposobu raportowania, CRM szybko stanie się kolejnym miejscem do uzupełniania informacji.

Handlowcy będą traktować go jako dodatkowy obowiązek.

Menedżerowie nie otrzymają wiarygodnych raportów.

Dane będą niepełne.

A decyzje nadal będą podejmowane na podstawie odczuć.

Dlatego przed wdrożeniem CRM warto odpowiedzieć na kilka praktycznych pytań:

Jak wygląda nasz proces sprzedaży?

Kiedy lead staje się realną szansą sprzedaży?

Na jakich etapach pracujemy z klientem?

Kiedy tworzymy ofertę?

Kiedy wykonujemy follow-up?

Kiedy uznajemy temat za przegrany?

Jakie powody przegranej chcemy analizować?

Jakie raporty są potrzebne zarządowi?

Jakie dane handlowiec musi uzupełnić, a które są zbędne?

Dobry CRM powinien pomagać w pracy, a nie ją komplikować. Im lepiej proces zostanie zaprojektowany, tym większa szansa, że zespół faktycznie będzie z niego korzystał.

Wdrożenie Odoo w Polsce: dlaczego lokalne doświadczenie ma znaczenie?

Każda firma sprzedaje trochę inaczej. Inaczej wygląda sprzedaż w firmie produkcyjnej, inaczej w usługowej, inaczej w handlowej, a jeszcze inaczej w firmie projektowej.

Dlatego wdrożenie Odoo w Polsce powinno uwzględniać nie tylko możliwości systemu, ale również realia pracy konkretnej organizacji.

Ważne są między innymi:

• polskie procesy sprzedażowe,
• sposób komunikacji z klientami,
• struktura działu handlowego,
• potrzeby raportowe zarządu,
• integracja z fakturowaniem,
• praca z ofertami i zamówieniami,
• specyfika branży,
• oczekiwania dotyczące analizy danych.

Wedoo jest firmą z Wrocławia, która wspiera firmy w projektowaniu i wdrażaniu procesów w Odoo. Pracujemy lokalnie, ale realizujemy wdrożenia dla firm z całej Polski.

W praktyce oznacza to, że przy wdrożeniu CRM nie skupiamy się wyłącznie na konfiguracji systemu. Ważne jest zrozumienie tego, jak firma zdobywa klientów, jak przygotowuje oferty, jak prowadzi negocjacje i jakie dane są potrzebne do podejmowania decyzji.

Dzięki temu wdrożenie Odoo z Wedoo może pomóc nie tylko uporządkować sprzedaż, ale również lepiej zrozumieć, które działania naprawdę wpływają na wynik firmy.

Przykład: co firma może zobaczyć po wdrożeniu CRM w Odoo?

Załóżmy, że firma miesięcznie otrzymuje 120 zapytań sprzedażowych.

Bez CRM widzi głównie ogólną aktywność:

„Mamy dużo tematów.”

„Handlowcy wysyłają oferty.”

„Część klientów wraca.”

„Część tematów przepada.”

Po uporządkowaniu procesu w Odoo firma może zobaczyć konkrety:

• 120 nowych zapytań,
• 85 zakwalifikowanych leadów,
• 60 wysłanych ofert,
• 28 wygranych sprzedaży,
• 20 przegranych szans,
• 12 ofert bez odpowiedzi.

To już daje znacznie lepszy obraz sytuacji.

Ale prawdziwa wartość pojawia się dopiero przy głębszej analizie.

Firma może zauważyć, że:

• leady z jednej kampanii mają konwersję 40%,
• leady z innego źródła mają konwersję tylko 8%,
• największe oferty najczęściej zatrzymują się na etapie negocjacji,
• część przegranych tematów wynika z braku follow-upu,
• jeden typ usługi sprzedaje się lepiej niż pozostałe,
• zapytania z konkretnego regionu mają wyższą wartość,
• handlowcy wygrywają więcej ofert, gdy kontaktują się z klientem w ciągu 24 godzin.

Takie informacje mogą realnie zmienić sposób zarządzania sprzedażą.

Firma może lepiej inwestować w marketing, poprawić sposób kwalifikacji leadów, skrócić czas reakcji, zmienić treść ofert albo lepiej wspierać handlowców w negocjacjach.

CRM w Odoo a decyzje zarządcze

Największą wartością CRM nie jest samo uporządkowanie kontaktów. Największą wartością jest możliwość podejmowania lepszych decyzji.

Dzięki danym z CRM zarząd może zobaczyć, czy firma idzie w dobrym kierunku.

Czy sprzedaż rośnie, czy tylko zwiększa się liczba zapytań?

Czy handlowcy skupiają się na właściwych klientach?

Czy firma wygrywa projekty, które są dla niej rentowne?

Czy marketing generuje wartościowe leady?

Czy proces ofertowania jest skuteczny?

Czy klienci odpadają z powodu ceny, braku kontaktu czy niedopasowania oferty?

To są pytania, które wpływają nie tylko na dział sprzedaży, ale na całą firmę.

Bo jeżeli CRM pokazuje, że firma traci dużo szans przez długi czas reakcji, problemem może być organizacja pracy.

Jeżeli większość przegranych ofert dotyczy ceny, warto przeanalizować strategię sprzedaży.

Jeżeli najlepsze leady pochodzą z jednego kanału, warto zwiększyć inwestycję właśnie tam.

Jeżeli konkretna usługa ma wysoką konwersję, można rozważyć jej mocniejszą promocję.

CRM w Odoo może więc stać się narzędziem nie tylko dla handlowców, ale również dla zarządu.

Jak Wedoo pomaga przy wdrożeniu Odoo CRM?

W Wedoo patrzymy na wdrożenie Odoo od strony procesów biznesowych. Sam system jest ważny, ale jeszcze ważniejsze jest to, jak będzie wykorzystywany w codziennej pracy.

Przy wdrożeniu CRM analizujemy między innymi:

• skąd firma pozyskuje leady,
• jak kwalifikowane są zapytania,
• jak wygląda proces ofertowania,
• jakie etapy sprzedaży są potrzebne,
• jakie raporty powinny być dostępne,
• jakie informacje muszą być zbierane w CRM,
• jak CRM powinien łączyć się ze sprzedażą, fakturowaniem, projektami lub innymi modułami Odoo.

Celem nie jest wdrożenie jak największej liczby funkcji. Celem jest stworzenie takiego procesu, który będzie użyteczny dla handlowców i wartościowy dla zarządu.

Dobrze zaprojektowany CRM powinien odpowiadać na bardzo praktyczne pytanie: co zrobić, żeby firma lepiej rozumiała swoją sprzedaż i skuteczniej domykała oferty?

Jako firma z Wrocławia wspieramy klientów lokalnie, ale prowadzimy wdrożenia Odoo w Polsce również dla firm z innych miast i regionów. Dzięki temu możemy pomagać organizacjom, które chcą uporządkować sprzedaż, raportowanie i przepływ informacji w jednym systemie.

Podsumowanie: skuteczna sprzedaż wymaga danych, nie tylko aktywności

Aktywna sprzedaż nie zawsze oznacza skuteczną sprzedaż.

Firma może wysyłać dużo ofert, prowadzić wiele rozmów i mieć wiele zapytań, a mimo to nie wiedzieć, które działania naprawdę przynoszą wynik.

Dlatego warto analizować cały proces: od leadu, przez ofertę, po wygraną lub przegraną szansę sprzedaży.

CRM w Odoo pomaga uporządkować ten proces, zebrać dane w jednym miejscu i tworzyć raporty, które wspierają realne decyzje biznesowe.

Dzięki temu firma może zobaczyć:

• które oferty wygrywają,
• które źródła leadów są najlepsze,
• dlaczego traci klientów,
• jak pracują handlowcy,
• gdzie proces sprzedaży wymaga poprawy,
• które działania warto rozwijać.

Dobrze zaplanowane wdrożenie Odoo nie polega więc tylko na uruchomieniu systemu. Polega na takim zaprojektowaniu procesu, aby sprzedaż była bardziej przejrzysta, mierzalna i łatwiejsza do zarządzania.

Jeżeli Twoja firma chce lepiej analizować sprzedaż, oferty i konwersję, CRM w Odoo może być dobrym miejscem na rozpoczęcie zmian.

 Chcesz sprawdzić, jak Odoo może pomóc w analizie sprzedaży 
i ofert w Twojej firmie? 

Wedoo z Wrocławia wspiera firmy w projektowaniu i wdrażaniu procesów sprzedażowych w Odoo. Pomagamy uporządkować CRM, oferty, raporty i przepływ informacji między działami.

 Porozmawiajmy o wdrożeniu Odoo w Twojej firmie.