Jest początek miesiąca. Na liście 80 klientów, którym trzeba wystawić faktury. Większość płaci za te same usługi, w tej samej wysokości i w ustalonych terminach.
Pracownik otwiera poprzednie dokumenty, kopiuje dane, zmienia okres rozliczeniowy, sprawdza kwoty i wysyła faktury.
Wszystko działa. Faktury trafiają do klientów, a firma otrzymuje płatności.
Do czasu, aż ktoś przeoczy jedną umowę, zapomni o zmianie ceny albo nie wystawi dokumentu klientowi, który od kilku miesięcy korzysta z usługi.
Jeżeli firma zna warunki rozliczenia z góry, dlaczego każdego miesiąca musi ręcznie odtwarzać ten sam proces?
Właśnie takie sytuacje pokazują, gdzie automatyczne fakturowanie i zarządzanie abonamentami w Odoo mogą przynieść realną korzyść.
100 faktur miesięcznie. Ile czasu naprawdę na nie poświęcasz?
Załóżmy, że firma świadczy usługi informatyczne i ma 100 klientów rozliczanych w modelu abonamentowym.
Każdego miesiąca trzeba przygotować faktury za opiekę IT, hosting, administrację serwerami lub dostęp do oprogramowania.
Przyjmijmy, że przygotowanie i sprawdzenie jednej faktury zajmuje średnio 4 minuty.
- 100 faktur miesięcznie to 400 minut pracy.
- W skali roku daje to 80 godzin.
- Przy przykładowym pełnym koszcie pracy wynoszącym 70 zł za godzinę firma wydaje na tę czynność około 5 600 zł rocznie.
I to wyłącznie na rutynowe wystawianie dokumentów.
Nie uwzględniamy czasu potrzebnego na korekty, sprawdzanie zmian w umowach, wyjaśnianie pomyłek czy poszukiwanie faktur, których nie wystawiono.
Oczywiście nie każda firma poświęca na jedną fakturę cztery minuty. W niektórych organizacjach proces jest szybszy, w innych bardziej złożony.
Warto jednak policzyć własne liczby. Powtarzalna czynność, która zajmuje kilka minut, po roku może pochłonąć wiele dni pracy.
Najdroższa może być faktura, której nikt nie wystawił
Oszczędność czasu to jedno. Znacznie poważniejszy problem pojawia się wtedy, gdy firma traci kontrolę nad swoimi umowami.
Wyobraźmy sobie dostawcę usług serwisowych. Jeden z klientów ma podpisaną umowę na stałą obsługę urządzeń za 3 000 zł miesięcznie.
Umowa jest aktywna, serwis realizuje swoje obowiązki, ale osoba odpowiedzialna za fakturowanie pomija klienta podczas przygotowywania dokumentów.
Miesiąc mija. Należność nie zostaje zafakturowana.
Jeżeli sytuacja powtórzy się przez trzy kolejne okresy rozliczeniowe, firma będzie miała 9 000 zł usług, których dotychczas nie rozliczyła.
Nie oznacza to automatycznie, że pieniądze przepadły. Jednak przedsiębiorstwo musi wykryć błąd, wyjaśnić sytuację, wystawić zaległe dokumenty i odzyskać należność.
A co, jeśli nikt nie zauważy pominięcia przez kolejne pół roku?
Podobne ryzyko pojawia się w drugą stronę. Klient rezygnuje z abonamentu, ale informacja nie dociera do księgowości. Faktura zostaje wystawiona mimo zakończenia współpracy.
Później trzeba przygotować korektę i wyjaśnić sytuację z klientem.
To dlatego automatyzacja fakturowania nie powinna polegać wyłącznie na szybszym tworzeniu dokumentów. Powinna przede wszystkim zapewniać kontrolę nad tym, komu, kiedy i za co firma nalicza opłaty.
Faktury cykliczne w Odoo. Jak działa automatyczne fakturowanie?
Odoo pozwala zarządzać sprzedażą abonamentową za pomocą aplikacji Subskrypcje (Odoo Subscriptions).
Jeżeli firma świadczy usługi w oparciu o regularne opłaty, może skonfigurować odpowiednie plany rozliczeniowe i powiązać je z subskrypcjami klientów.
Przykładowo firma IT sprzedaje usługę opieki technicznej za 1 500 zł miesięcznie.
Po skonfigurowaniu produktu subskrypcyjnego i potwierdzeniu sprzedaży system może automatycznie generować kolejne faktury zgodnie z określonym harmonogramem.
Nie trzeba co miesiąc kopiować poprzedniego dokumentu ani ręcznie przypominać sobie, że klient powinien zostać rozliczony.
W standardowych funkcjonalnościach Odoo Subscriptions dostępne są między innymi:
- Cykliczne fakturowanie: rozliczenia w ustalonych odstępach czasu, np. miesięcznie, kwartalnie lub rocznie.
- Zarządzanie odnowieniami: obsługa kontynuowania współpracy i odnawiania subskrypcji.
- Zmiany zakresu subskrypcji: możliwość modyfikacji oferowanych usług i produktów.
- Zamykanie subskrypcji: obsługa zakończenia współpracy.
- Raportowanie: analiza przychodów cyklicznych i aktywnych subskrypcji.
Dzięki temu faktura nie musi być oddzielnym dokumentem przygotowywanym od początku. Może wynikać bezpośrednio z warunków współpracy zapisanych w systemie.
Ważne: automatyczne generowanie faktur nie jest tym samym co automatyczne pobieranie pieniędzy z rachunku klienta.
Nie każda firma wystawia takie same faktury. Czy automatyzacja nadal ma sens?
To jedno z pytań, które warto zadać przed wdrożeniem.
W rzeczywistości firmy rzadko mają identyczne warunki współpracy ze wszystkimi klientami.
Spójrzmy na trzy przykłady.
Firma IT: stała miesięczna opłata
Klient płaci 2 000 zł miesięcznie za opiekę informatyczną.
Zakres usługi i cena są określone w umowie. Faktura powinna powstawać co miesiąc.
To prosty przypadek dla fakturowania cyklicznego. Po właściwym skonfigurowaniu subskrypcji Odoo może generować dokumenty zgodnie z harmonogramem.
Firma serwisowa: abonament i dodatkowe naprawy
Klient płaci 1 200 zł miesięcznie za stałą gotowość serwisową oraz przeglądy objęte umową.
Jednocześnie w danym miesiącu zleca dodatkową naprawę, która jest rozliczana oddzielnie.
W takiej sytuacji warto rozdzielić dwa procesy.
Stała opłata może być fakturowana cyklicznie, natomiast prace dodatkowe można rozliczać na podstawie zrealizowanych usług lub odpowiednio przygotowanych zamówień.
Dzięki temu nie trzeba rezygnować z automatyzacji tylko dlatego, że część przychodów jest zmienna.
Firma wynajmująca sprzęt: różne terminy i warunki
Jeden klient płaci miesięcznie, drugi kwartalnie, a trzeci wynajmuje urządzenie tylko na określony czas.
Nie wszystkie te sytuacje powinny być obsługiwane jednym schematem.
Dla regularnych opłat można rozważyć subskrypcje, a dla wynajmu zależnego od okresu użytkowania odpowiednie procesy w aplikacji Odoo Wynajem.
Najważniejsze jest dobranie mechanizmu do rzeczywistych zasad rozliczenia, a nie wymuszanie jednego sposobu fakturowania dla wszystkich klientów.
Co zrobić, gdy klient zmienia cenę lub rezygnuje z umowy?
Właśnie tutaj wiele firm napotyka największe trudności.
Samo automatyczne utworzenie dokumentu nie rozwiązuje problemu, jeżeli system nie otrzymuje informacji o zmianach.
Wyobraźmy sobie, że klient początkowo płaci 1 500 zł miesięcznie, ale od listopada rozszerza zakres usługi. Nowa opłata wynosi 2 000 zł.
Jeżeli handlowiec uzgodni zmianę mailowo, a fakturowanie odbywa się na podstawie oddzielnego arkusza, pojawia się ryzyko, że nowa cena nie zostanie uwzględniona.
W zintegrowanym systemie ERP warunki subskrypcji można aktualizować w ramach odpowiedniego procesu, tak aby kolejne rozliczenia uwzględniały uzgodnione zmiany.
Nie oznacza to, że Odoo samodzielnie odczyta każdą zmianę z korespondencji i automatycznie ją zastosuje.
Ktoś nadal musi wprowadzić lub zatwierdzić zmianę zgodnie z ustalonym sposobem pracy.
Różnica polega na tym, że po prawidłowym zaktualizowaniu danych nie trzeba ręcznie poprawiać każdej kolejnej faktury.
Dlatego automatyzacja rozliczeń powinna obejmować również odpowiedzialność za aktualność umów, a nie tylko ustawienie harmonogramu faktur.
Jedna umowa, kilka systemów. Gdzie zaczyna się problem?
W wielu przedsiębiorstwach sprzedaż, obsługa klienta i księgowość korzystają z oddzielnych narzędzi. Handlowiec przechowuje warunki współpracy w CRM, dział realizacji prowadzi własny arkusz, a księgowość wystawia faktury w osobnym programie.
Kiedy klient zmienia zakres usługi lub warunki umowy, informacja musi dotrzeć do wszystkich osób odpowiedzialnych za jej realizację i rozliczenie. Wystarczy, że ktoś nie zaktualizuje danych, a pojawiają się rozbieżności. Klient otrzymuje fakturę na niewłaściwą kwotę, księgowość nie wie o nowym abonamencie albo handlowiec musi wyjaśniać, dlaczego uzgodnione warunki nie zostały uwzględnione.
Odoo pozwala połączyć aplikacje CRM, Sprzedaż, Subskrypcje i Fakturowanie w jednym środowisku. Dzięki temu informacje o kliencie, jego zamówieniach i rozliczeniach mogą być dostępne w ramach jednego systemu, bez konieczności wielokrotnego przepisywania tych samych danych.
Nie oznacza to jednak, że samo wdrożenie ERP automatycznie rozwiąże wszystkie problemy komunikacyjne. Kluczowe jest odpowiednie zaprojektowanie procesu, określenie odpowiedzialności pracowników oraz ustalenie, które czynności powinny być wykonywane automatycznie.
Im mniej ręcznego przekazywania informacji pomiędzy działami, tym mniejsze ryzyko błędów i opóźnień. Dlatego warto spojrzeć na automatyzację fakturowania jako element szerszej cyfryzacji przedsiębiorstwa. Więcej o nowych możliwościach systemu i kierunkach rozwoju automatyzacji piszemy w artykule „Odoo 20 już jest. Co naprawdę zmienia się w najnowszej wersji Odoo?”.
Faktury cykliczne a KSeF. Czy cały proces można zautomatyzować?
W przypadku polskich firm automatyczne wystawianie faktur musi uwzględniać również ich obsługę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Dobra wiadomość jest taka, że fakturowanie cykliczne w Odoo można połączyć z zewnętrznym modułem integracji z KSeF. Dzięki temu proces nie musi kończyć się na automatycznym utworzeniu dokumentu.
Jak może to wyglądać w praktyce?
Firma świadczy usługi abonamentowe dla 100 klientów. Odoo, na podstawie aktywnych subskrypcji i ustalonych harmonogramów, generuje faktury za kolejny okres rozliczeniowy. Następnie odpowiednio skonfigurowany moduł KSeF może przekazać zatwierdzone dokumenty do systemu Ministerstwa Finansów.
W zależności od wybranego rozwiązania możliwe jest również automatyczne wysyłanie faktur, sprawdzanie ich statusów i pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
Nie oznacza to jednak, że każda integracja z KSeF zapewnia pełną automatyzację od razu po instalacji. Istotne jest sprawdzenie, czy wybrany moduł prawidłowo współpracuje z mechanizmem fakturowania cyklicznego, obsługuje korekty oraz pozwala kontrolować dokumenty, których wysyłka zakończyła się błędem.
Dlatego podczas wdrożenia Odoo warto spojrzeć na cały proces, od warunków umowy i wygenerowania faktury, aż po jej prawidłową obsługę w KSeF.
Dobrze dobrane rozwiązania mogą znacząco ograniczyć ręczną pracę, jednocześnie zapewniając kontrolę nad rozliczeniami zgodnie z wymaganiami polskiego rynku.
Kiedy automatyczne fakturowanie naprawdę się opłaca?
Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego rozwiązania do zarządzania subskrypcjami.
Jeżeli przedsiębiorca wystawia pięć prostych faktur miesięcznie, wdrażanie dodatkowego procesu wyłącznie w tym celu może nie mieć ekonomicznego uzasadnienia.
Sytuacja wygląda inaczej, gdy firma:
- obsługuje kilkudziesięciu lub kilkuset klientów abonamentowych,
- zarządza umowami o różnych terminach odnowienia,
- często zmienia zakres usług i cenniki,
- ma problemy z pomijanymi fakturami,
- chce kontrolować regularne przychody,
- prowadzi sprzedaż i rozliczenia w oddzielnych systemach.
W takich przypadkach warto ocenić korzyści nie tylko przez liczbę zaoszczędzonych godzin, ale również przez poprawę terminowości, ograniczenie błędów i większą kontrolę nad umowami.
Przed rozpoczęciem automatyzacji trzeba jednak odpowiedzieć na kilka pytań: skąd pochodzą dane do faktury, kto aktualizuje warunki współpracy, co uruchamia rozliczenie i jakie wyjątki wymagają zatwierdzenia.
To właśnie między innymi takie zależności powinny zostać zidentyfikowane podczas analizy przedwdrożeniowej ERP.
Wdrożenie Odoo z Wedoo. Od ręcznego fakturowania do uporządkowanego procesu
Wiele firm zaczyna myśleć o automatyzacji, kiedy liczba dokumentów staje się trudna do opanowania.
Nie trzeba jednak czekać do momentu, w którym pracownik spędza kilka dni każdego miesiąca na wystawianiu faktur.
Znacznie rozsądniej jest wcześniej sprawdzić, które czynności są powtarzalne i można je oprzeć na jasnych zasadach.
W Wedoo pomagamy firmom analizować i wdrażać procesy biznesowe w Odoo. Jesteśmy partnerem wdrożeniowym z Wrocławia i realizujemy wdrożenia Odoo dla przedsiębiorstw z całej Polski.
W przypadku cyklicznych rozliczeń sprawdzamy nie tylko możliwości samego modułu Subskrypcje, ale również powiązania ze sprzedażą, obsługą klienta, fakturowaniem i wymaganiami polskiego rynku.
Nie każda firma potrzebuje indywidualnego rozwiązania programistycznego. Często najlepszym kierunkiem jest wykorzystanie standardowych funkcjonalności Odoo i odpowiednie dopasowanie procesu.
Zakres wdrożenia zależy jednak od liczby klientów, sposobu rozliczeń, integracji oraz wymagań organizacji. Szerzej opisujemy to w artykule Ile trwa wdrożenie Odoo i od czego zależy jego koszt?.
Podsumowanie. Nie każda faktura wymaga pracy człowieka
Jeżeli firma co miesiąc wystawia te same faktury na podstawie tych samych umów, warto zastanowić się, czy obecny sposób pracy nadal ma sens.
Przy kilkudziesięciu klientach można jeszcze kontrolować wszystko ręcznie. Przy kilkuset zaczyna rosnąć nie tylko nakład pracy, ale również ryzyko pominięć i nieprawidłowych rozliczeń.
Automatyczne fakturowanie w Odoo pozwala uporządkować powtarzalne rozliczenia i powiązać je z warunkami współpracy.
Dobrze skonfigurowany proces nie wymaga, aby człowiek każdego miesiąca przepisywał informacje, które system już posiada.
Bo jeśli zasady wystawienia kolejnej faktury są znane dzisiaj, warto zadać sobie pytanie: po co odtwarzać je ręcznie za miesiąc?
Co miesiąc tracisz czas na wystawianie tych samych faktur?
Sprawdź, jak wdrożenie Odoo może zautomatyzować cykliczne rozliczenia, ograniczyć błędy i odciążyć Twój zespół.
