Telefon od klienta:

„Dostaliśmy od Was wadliwy produkt. Część elementów z ostatniej dostawy zaczęła pękać. Możecie sprawdzić, co się stało?”

Klient nie zna numeru partii. Nie ma już kartonu ani etykiety.

Nie pamięta dokładnej daty produkcji. Wie tylko, jaki produkt kupił i mniej więcej kiedy otrzymał dostawę.

Masz więc dane klienta, historię jego zamówień i informację, którego produktu dotyczy reklamacja.

I właśnie w tym momencie zaczyna się prawdziwy test tego, jak dobrze działa identyfikowalność w Twojej firmie.

Czy potrafisz szybko sprawdzić:

• którą dostawę otrzymał klient,
• z której partii pochodził wydany produkt,
• kiedy został wyprodukowany,
• z jakich surowców powstał,
• od którego dostawcy pochodziły te surowce,
• czy z tej samej partii materiału powstały również inne produkty,
• i do jakich klientów później trafiły?

Jeżeli znalezienie odpowiedzi oznacza sprawdzanie Excela, dokumentów WZ, telefon do magazynu i pytanie kierownika produkcji:

„Pamiętasz może, z czego wtedy robiliśmy tę serię?”

to problemem nie jest już sama reklamacja.

Problemem jest brak pełnej identyfikowalności produktu.

W dobrze zaprojektowanym procesie i odpowiednio skonfigurowanym Odoo można rozpocząć analizę od klienta i jego dostawy, a następnie przejść wstecz:

Klient → dostawa → produkt → partia wyrobu → produkcja → partie surowców → dostawca

I właśnie tutaj ogromne znaczenie ma właściwie przeprowadzone wdrożenie Odoo.

Klient nie zna numeru partii. 
Od czego zaczynamy?

Wyobraźmy sobie firmę produkującą plastikowe elementy techniczne dla przemysłu.

Klient ABC Sp. z o.o. zgłasza reklamację:

„W ostatniej dostawie część elementów X-120 zaczęła pękać.”

Klient nie ma już opakowania.

Nie zna numeru partii.

Wiemy jednak, że chodzi o produkt X-120.

W historii klienta widzimy trzy ostatnie dostawy:

Data	Dostawa	Produkt	Ilość
3 lipca	WH/OUT/0841	X-120	800 szt.
16 lipca	WH/OUT/0912	X-120	1 200 szt.
24 lipca	WH/OUT/0968	X-120	600 szt.

Klient potwierdza, że problem dotyczy dostawy z 16 lipca.

Otwieramy więc dostawę WH/OUT/0912.

I dopiero tutaj widzimy, że klient otrzymał:

1 200 sztuk produktu X-120 z partii PROD-102.

Numer partii nie został nam podany przez klienta.

To my odnaleźliśmy go dzięki historii operacji w systemie.

Teraz możemy przejść dalej.

Klient ABC

↓

Dostawa WH/OUT/0912

↓

Produkt X-120

↓

Partia PROD-102

↓

Zlecenie produkcyjne MO/02641

↓

Surowiec GRAN-0726-B

I dopiero teraz pojawia się właściwe pytanie:

Czy problem dotyczy tylko jednej partii wyrobu, czy może jego przyczyną jest konkretny surowiec użyty również w innych zleceniach produkcyjnych?

                      

Czym właściwie jest traceability?

Traceability, czyli identyfikowalność produktu, oznacza możliwość prześledzenia jego historii.

Nie chodzi tylko o to, żeby wiedzieć:

„Mamy 2 000 sztuk produktu X na magazynie.”

Znacznie ważniejsza może być informacja:

„Mamy 2 000 sztuk produktu X, z czego 500 pochodzi z partii A, 700 z partii B, a 800 z partii C.”

Jeżeli pojawi się problem jakościowy dotyczący partii B, nie musimy automatycznie blokować całego stanu magazynowego.

Możemy zawęzić problem.

W praktyce pełna identyfikowalność może obejmować:

• dostawcę,
• partię materiału,
• przyjęcie magazynowe,
• lokalizację magazynową,
• zlecenie produkcyjne,
• partie wykorzystanych komponentów,
• partię gotowego produktu,
• kontrolę jakości,
• wydanie magazynowe,
• klienta,
• reklamację.

Dlatego traceability nie jest wyłącznie funkcją magazynową.

To połączenie zakupów, magazynu, produkcji, jakości i sprzedaży.

Numer partii nie jest celem. Jest punktem łączącym dane

Firmy czasami traktują numer partii jak kolejne pole, które trzeba uzupełnić w systemie. Tymczasem jego prawdziwa wartość pojawia się dopiero wtedy, gdy łączy ze sobą kolejne operacje.

Załóżmy, że firma kupuje od dostawcy:

1 000 kg granulatu – partia GRAN-0726-B.

Z materiału powstają trzy partie wyrobów:

• PROD-101 – 2 500 szt.,
• PROD-102 – 3 000 szt.,
• PROD-103 – 2 000 szt.

Produkty trafiają następnie do kilku klientów.

Jeżeli klient zgłasza problem z partią PROD-102, możemy sprawdzić:

• czy PROD-101 wykorzystało ten sam surowiec,
• czy PROD-103 również,
• czy podczas produkcji PROD-102 zastosowano inny komponent,
• czy produkt powstawał na innej maszynie,
• czy w tym czasie pojawiły się niezgodności jakościowe,
• czy pozostałe produkty z tego samego surowca są jeszcze w magazynie,
• czy zostały już wysłane.

To zupełnie inna sytuacja niż:

„Mamy reklamację. Zatrzymajmy wszystko, dopóki nie ustalimy, co się stało.”

Traceability działa w dwie strony

To jeden z najważniejszych elementów całego procesu.

Możemy analizować historię wstecz:

Klient → dostawa → produkt → partia → produkcja → surowiec → dostawca

Ale możemy również iść do przodu:

Wadliwa partia surowca → produkcja → partie wyrobów → dostawy → klienci

To bardzo istotne.

Wyobraźmy sobie, że tym razem problemu nie zgłasza klient.

Dzwoni dostawca:

„W partii materiału RAW-240721 wykryliśmy wadę. Prosimy jej nie wykorzystywać.”

I teraz zaczyna się inne pytanie:

Gdzie jest ten materiał?

Jeżeli część nadal znajduje się w magazynie, sytuacja jest stosunkowo prosta.

Ale co, jeśli materiał został już wykorzystany?

Trzeba odpowiedzieć:

• w jakich zleceniach produkcyjnych,
• do jakich produktów,
• w jakich ilościach,
• które partie gotowego wyrobu powstały,
• gdzie znajdują się teraz,
• którzy klienci już je otrzymali.

                                         

Jedna reklamacja nie zawsze oznacza problem z całą produkcją

Wróćmy do przykładu produktu X-120.

Mamy trzy partie:

• PROD-101 – 2 500 szt.,
• PROD-102 – 3 000 szt.,
• PROD-103 – 2 000 szt.

Łącznie:

7 500 sztuk.

Koszt wytworzenia jednej sztuki wynosi przykładowo 18 zł.

Wartość całej produkcji:

7 500 × 18 zł = 135 000 zł

Jeżeli firma nie potrafi określić zakresu problemu, może zdecydować o zablokowaniu wszystkich trzech partii.

Ale analiza historii produkcji pokazuje, że podejrzany materiał wykorzystano wyłącznie w PROD-102.

Czyli realny obszar wymagający sprawdzenia to:

3 000 × 18 zł = 54 000 zł

Różnica:

81 000 zł

Nie oznacza to oczywiście automatycznie oszczędności w wysokości 81 000 zł.

Pokazuje jednak coś znacznie ważniejszego:

Brak danych może zmusić firmę do podejmowania decyzji na znacznie szerszym obszarze niż rzeczywiście wymaga tego problem.

A to może oznaczać:

• niepotrzebne blokowanie sprzedaży,
• dodatkowe kontrole,
• ponowną produkcję,
• transport,
• zwroty,
• kontakt z klientami,
• straty operacyjne.

Co możemy sprawdzić po odnalezieniu partii?

Samo znalezienie numeru partii to dopiero początek.

Jeżeli dane są poprawnie zbierane, możemy próbować odpowiedzieć na kolejne pytania.

Kiedy została wyprodukowana?

Możemy sprawdzić zlecenie produkcyjne oraz termin jego realizacji.

To pozwala zestawić reklamację z konkretnym okresem produkcji.

Z jakiego materiału powstała?

Może się okazać, że:

PROD-101 → surowiec GRAN-A

PROD-102 → surowiec GRAN-B

PROD-103 → surowiec GRAN-A

Jeżeli reklamacja dotyczy wyłącznie PROD-102, GRAN-B staje się naturalnym punktem dalszej analizy.

Ale może być też odwrotnie.

PROD-101 i PROD-102 wykorzystały ten sam materiał, ale tylko PROD-102 powstało na konkretnej maszynie.

Wtedy przyczyny trzeba szukać gdzie indziej.

Na której maszynie odbywała się produkcja?

Jeżeli proces produkcyjny jest odpowiednio odwzorowany, można połączyć historię reklamacji również z operacjami produkcyjnymi.

Przykład:

• PROD-101 → maszyna M01,
• PROD-102 → maszyna M03,
• PROD-103 → maszyna M01.

Jeżeli problem występuje tylko w PROD-102, pojawia się kolejny trop.

Czy podczas produkcji pojawiły się problemy jakościowe?

Załóżmy, że dla partii PROD-102 wykonywano kontrolę:

Kontrola wymiarów: OK

Kontrola wizualna: OK

Test wytrzymałości: 95 OK / 5 NOK

Informacja o pięciu niezgodnościach może później mieć ogromne znaczenie.

Jeżeli kontrola jakości funkcjonuje w osobnym Excelu, łatwo stracić połączenie między:

wynikiem kontroli → partią → produkcją → reklamacją.

W jednym systemie można budować spójną historię procesu.

Więcej o tym, jak połączyć kontrole, niezgodności i proces produkcyjny, pisaliśmy w artykule Jak zapewnić wysoką jakość produktów? Zarządzanie jakością w Odoo.

Partia czy numer seryjny?

Nie każdy produkt powinien być śledzony w ten sam sposób.

Numer partii

Numer partii sprawdza się wtedy, gdy grupa produktów ma wspólne pochodzenie lub została wyprodukowana w jednym procesie.

Przykład:

LOT-2026-0184

może obejmować 500 sztuk produktu.

Ten model dobrze sprawdza się m.in. w:

• produkcji spożywczej,
• chemii,
• kosmetyce,
• przetwórstwie tworzyw,
• produkcji seryjnej,
• dystrybucji komponentów.

Numer seryjny

Numer seryjny identyfikuje konkretną sztukę.

Przykład:

SN000541

SN000542

SN000543

Może być wykorzystywany m.in. dla:

• maszyn,
• urządzeń,
• elektroniki,
• narzędzi,
• produktów o wysokiej wartości,
• urządzeń wymagających późniejszego serwisu.

Dzięki temu możemy mieć historię pojedynczego egzemplarza, a nie tylko całej grupy produktów.

Co jeśli gotowy produkt składa się z kilku śledzonych komponentów?

Tutaj sytuacja staje się jeszcze ciekawsza.

Załóżmy, że produkujemy urządzenie:

POMPA X100

Składa się z:

• korpusu,
• silnika,
• sterownika,
• uszczelki.

Silnik jest śledzony numerem seryjnym.

Sterownik również.

Uszczelki są śledzone partiami.

Gotowa pompa ma własny numer seryjny.

Klient zgłasza awarię:

Pompa SN-PX100-005812

Dzięki zachowaniu powiązań możemy dojść do:

Pompa: SN-PX100-005812

↓

Silnik: MOT-049815

↓

Sterownik: CTRL-090287

↓

Uszczelka: SEAL-2406-B

Po kilku reklamacjach zauważamy, że wspólnym elementem wadliwych urządzeń jest partia uszczelek:

SEAL-2406-B

Teraz pojawia się bardzo konkretne pytanie:

W których innych pompach została wykorzystana ta partia?

Jeżeli system posiada odpowiednie dane, możemy to sprawdzić.

Zamiast analizować całą sprzedaż urządzeń z ostatnich kilku miesięcy, zawężamy obszar do konkretnych sztuk.

                                         

Przy bardziej rozbudowanych wyrobach identyfikowalność łączy się również ze strukturą produktu i wielopoziomowymi zestawieniami materiałowymi. Zobacz także: Zbyt skomplikowane receptury? Oto jak tworzyć wielopoziomowe BOM-y w Odoo.

Daty ważności to również element identyfikowalności

Śledzenie partii nie służy wyłącznie reklamacjom.

W niektórych branżach równie ważne jest zarządzanie datami ważności.

Przykład:

Firma posiada produkt A:

Partia LOT-A – 500 szt. – termin do 14.09.2026

Partia LOT-B – 800 szt. – termin do 18.12.2026

Informacja:

„Mamy 1 300 sztuk produktu A”

nie daje pełnego obrazu sytuacji.

Znacznie bardziej przydatna jest informacja:

„500 sztuk trzeba wykorzystać lub sprzedać wcześniej.”

Dotyczy to szczególnie firm z branż:

• spożywczej,
• kosmetycznej,
• chemicznej,
• farmaceutycznej.

Tutaj partie stają się elementem codziennego zarządzania magazynem, a nie tylko narzędziem awaryjnym używanym podczas reklamacji.

Największy błąd? Włączyć partie i uznać, że traceability działa

Samo uruchomienie numerów partii w systemie nie rozwiązuje problemu.

Prawdziwe pytania dopiero się zaczynają.

Kto nadaje numer partii?

W którym momencie?

Czy zachowujemy numer dostawcy?

Czy tworzymy własne numery?

Co dzieje się podczas przepakowania produktu?

Jak wygląda zwrot?

Co robimy z materiałem podzielonym między kilka magazynów?

Czy operator może zakończyć produkcję bez wskazania partii materiału?

Jaką partię otrzymuje klient podczas wydania?

Jak obsłużyć stan magazynowy istniejący jeszcze przed uruchomieniem śledzenia?

To właśnie dlatego dobre wdrożenie Odoo nie może polegać wyłącznie na konfiguracji kilku pól.

Najpierw trzeba zrozumieć proces.

Przykład źle wdrożonego śledzenia partii

Firma podejmuje decyzję:

„Od przyszłego miesiąca śledzimy partie.”

Nowe dostawy są już rejestrowane poprawnie.

Ale na magazynie znajduje się:

20 000 sztuk wcześniejszego zapasu.

Po kilku tygodniach sytuacja wygląda tak:

Produkt	Partia	Ilość
Komponent A	LOT-001	500
Komponent A	LOT-002	800
Komponent A	brak	4 600

I właśnie te 4 600 sztuk staje się problemem.

Nowy proces działa.

Ale historia istniejących zapasów nadal jest niepełna.

Jeżeli później pojawi się reklamacja, firma nadal może nie wiedzieć, czy konkretny produkt pochodził ze starego, czy już z nowego stanu.

Dlatego przed uruchomieniem traceability warto zaplanować również migrację i uporządkowanie istniejących danych magazynowych.

Dobre wdrożenie Odoo zaczyna się od procesu

Przy wdrożeniu Odoo w firmie produkcyjnej samo pytanie:

„Czy chcecie korzystać z numerów partii?”

jest zdecydowanie niewystarczające.

Trzeba przeanalizować cały przepływ informacji.

1. Dostawca

Czy materiał posiada już numer partii producenta?

↓

2. Przyjęcie

Czy zachowujemy ten numer?

Czy tworzymy własny?

↓

3. Magazyn

Czy partie mogą znajdować się w różnych lokalizacjach?

↓

4. Produkcja

Czy operator wskazuje konkretną partię zużywanego materiału?

↓

5. Gotowy wyrób

Jak powstaje jego numer partii?

Automatycznie czy ręcznie?

↓

6. Jakość

Czy kontrola jakości jest powiązana z konkretną partią?

↓

7. Wysyłka

Czy system zapamiętuje, którą partię otrzymał klient?

↓

8. Reklamacja

Czy możemy przejść cały proces wstecz?

Czy traceability jest potrzebne tylko dużym firmom?

Nie.

W małej firmie przez pewien czas wiele informacji funkcjonuje w pamięci pracowników.

Magazynier wie:

„Ta paleta chyba przyszła od tego dostawcy dwa tygodnie temu.”

Kierownik produkcji pamięta:

„Z tego materiału robiliśmy wtedy serię dla ABC.”

Przy kilkunastu zleceniach miesięcznie taki model może jeszcze działać.

Ale firma rośnie.

Pojawiają się:

• nowe magazyny,
• kolejne zmiany,
• większa liczba pracowników,
• podwykonawcy,
• setki indeksów,
• więcej zleceń,
• większa rotacja ludzi.

I wtedy informacja:

„Janek powinien wiedzieć”

przestaje być wystarczającym systemem zarządzania.

Brak traceability to również ryzyko związane z odejściem pracownika

Wyobraźmy sobie, że całą historię procesu najlepiej zna kierownik produkcji.

To on wie:

• którzy dostawcy powodowali problemy,
• z którego materiału powstawały reklamowane serie,
• gdzie znajdowały się konkretne partie,
• jak rozwiązywano wcześniejsze reklamacje.

Jeżeli odejdzie z firmy, razem z nim może zniknąć ogromna część wiedzy operacyjnej.

System powinien sprawić, że historia produktu pozostaje w organizacji.

Niezależnie od tego, kto aktualnie pracuje na magazynie, produkcji czy w dziale jakości.

Traceability i reklamacje 

– co zyskuje firma?

Dobrze zbudowany proces może przede wszystkim skrócić czas potrzebny na ustalenie źródła problemu.

Ale korzyści jest więcej.

Firma może szybciej:

• identyfikować wadliwe partie,
• określać klientów, których może dotyczyć problem,
• blokować tylko konkretny zapas,
• analizować jakość dostawców,
• sprawdzać powtarzalność reklamacji,
• identyfikować problemy związane z konkretną maszyną,
• odtwarzać historię produkcji,
• reagować na informacje od dostawców,
• ograniczać skalę potencjalnego wycofania produktu.

Najważniejsza zmiana polega jednak na czymś innym.

Firma przechodzi od:

„Spróbujmy ustalić, co się wtedy działo.”

do:

„Sprawdźmy dane.”

Wdrożenie Odoo w Polsce - dla jakich firm traceability jest szczególnie istotne?

Potrzeba pełnej identyfikowalności pojawia się przede wszystkim w firmach:

• produkcyjnych,
• spożywczych,
• chemicznych,
• kosmetycznych,
• elektronicznych,
• motoryzacyjnych,
• farmaceutycznych,
• dystrybuujących komponenty.

Ale podczas wdrożenia Odoo w Polsce można spotkać również mniej oczywiste scenariusze.

Przykładowo:

firma nie ma prawnego obowiązku śledzenia każdej partii, ale jej kluczowy klient wymaga numerów partii na dokumentach dostawy.

Inna firma chce analizować:

„Który dostawca surowca generuje najwięcej reklamacji?”

Jeszcze inna:

„Czy produkty wykonane na konkretnej maszynie mają większy udział reklamacji?”

W takich przypadkach numer partii nie jest już tylko identyfikatorem magazynowym.

Staje się źródłem danych zarządczych.

Odoo nie naprawi złego procesu samo

To bardzo ważne. System może zbierać dane. Może wymuszać określone działania. Może łączyć operacje.

Ale nie podejmie za firmę decyzji:

• co trzeba śledzić,
• z jaką dokładnością,
• kto odpowiada za dane,
• kiedy numer ma być nadawany,
• jak wygląda wyjątek,
• jak obsłużyć przepakowanie,
• jak obsłużyć zwrot,
• co zrobić z uszkodzoną partią,
• kto może ją zwolnić.

Dlatego dobre wdrożenie Odoo nie powinno polegać na przeniesieniu istniejącego chaosu do nowego systemu.

Czasami największą wartością wdrożenia jest właśnie uporządkowanie procesu jeszcze przed konfiguracją. 

Wdrożenie Odoo z Wedoo - najpierw proces, później konfiguracja

W Wedoo patrzymy na traceability jako na część całego procesu przedsiębiorstwa.

Nie chodzi tylko o włączenie numerów partii.

Trzeba spojrzeć na przepływ:

zakup → magazyn → produkcja → jakość → sprzedaż → reklamacja

Dlatego przed konfiguracją warto odpowiedzieć m.in. na pytania:

• które produkty rzeczywiście wymagają śledzenia,
• czy lepsza będzie partia czy numer seryjny,
• kto nadaje numer,
• czy trzeba zachowywać numer partii dostawcy,
• jak łączyć partie materiałów z gotowym wyrobem,
• jak obsługiwać istniejący stan magazynowy,
• jak wygląda proces reklamacyjny,
• jak szybko firma powinna być w stanie odtworzyć historię produktu.

Wedoo jest firmą z Wrocławia, ale realizujemy wdrożenia Odoo w całej Polsce.

W praktyce lokalizacja klienta nie musi być ograniczeniem. Analiza procesów, konfiguracja, testy i wiele etapów projektu może być realizowanych wspólnie z zespołem klienta niezależnie od tego, czy firma znajduje się we Wrocławiu, Poznaniu, Warszawie, Katowicach czy w innym regionie Polski.

Klient zgłasza wadę. 
Co powinno wydarzyć się dalej?

W dobrze zorganizowanym procesie może to wyglądać tak:

1. Identyfikujemy klienta.

↓

2. Sprawdzamy jego ostatnie dostawy danego produktu.

↓

3. Ustalamy, której dostawy dotyczy reklamacja.

↓

4. Odczytujemy partię wydanego produktu.

↓

5. Przechodzimy do zlecenia produkcyjnego.

↓

6. Sprawdzamy wykorzystane partie surowców.

↓

7. Analizujemy kontrolę jakości.

↓

8. Sprawdzamy, czy ten sam surowiec został wykorzystany w innych produktach.

↓

9. Ustalamy, gdzie znajdują się te produkty i którzy klienci je otrzymali.

↓

10. Podejmujemy decyzję na podstawie danych.

I właśnie do tego powinna prowadzić identyfikowalność.

Nie do tworzenia kolejnych numerów w systemie.

Do szybszego podejmowania właściwych decyzji.

Czy naprawdę da się znaleźć problem w 30 sekund?

Nie każda reklamacja zostanie rozwiązana w pół minuty.

To nie jest celem.

30 sekund może jednak wystarczyć, żeby przy dobrze prowadzonych danych:

• znaleźć klienta,
• otworzyć jego dostawę,
• zobaczyć partię produktu,
• przejść do historii tej partii.

Dalsza analiza przyczyny może oczywiście potrwać dłużej.

Ale różnica jest fundamentalna.

Nie rozpoczynamy od:

„Gdzie są dokumenty?”

tylko od:

„Co pokazuje historia produktu?”

Podsumowanie

Klient nie musi znać numeru partii.

I często rzeczywiście go nie zna.

Może znać tylko:

• nazwę produktu,
• numer zamówienia,
• orientacyjną datę dostawy,
• własne dane.

To powinno wystarczyć, żeby rozpocząć analizę.

Dobrze zaprojektowana identyfikowalność pozwala przejść:

od klienta → do dostawy → do partii → do produkcji → do surowca → do dostawcy.

A następnie wykonać analizę w drugą stronę:

od podejrzanego surowca → do produktów → do dostaw → do klientów.

Właśnie wtedy ERP zaczyna pełnić swoją prawdziwą rolę.

Nie tylko zapisuje informacje.

Pozwala je ze sobą połączyć.

Czy w Twojej firmie wygląda to podobnie?

Klient zgłasza reklamację.

Masz jego dane i nazwę produktu.

Ile czasu potrzebujesz, żeby ustalić dokładnie, której partii dotyczy problem?

30 sekund?

5 minut?

Godzinę?

Czy może zaczyna się seria telefonów, sprawdzanie Excela i szukanie dokumentów?

Jeżeli trudno jest prześledzić drogę produktu od klienta aż do wykorzystanych materiałów, warto przyjrzeć się całemu procesowi, a nie tylko samemu systemowi.

W Wedoo pomagamy firmom uporządkować procesy i przeprowadzić wdrożenie Odoo we Wrocławiu oraz w całej Polsce.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak Odoo może obsłużyć partie, produkcję, magazyn, jakość i reklamacje w Twojej firmie - porozmawiajmy o Twoim procesie.

 Umów spotkanie z ekspertem Odoo w Wedoo