Sztuczna inteligencja potrafi dziś tworzyć instrukcje, analizować dane, podpowiadać konfigurację systemu i pomagać użytkownikom w rozwiązywaniu prostych problemów. Nic więc dziwnego, że część przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: po co nam firma wdrożeniowa Odoo, skoro coraz więcej rzeczy można zrobić samodzielnie lub z pomocą AI?
To dobre pytanie. Problem polega jednak na tym, że wdrożenie systemu ERP nie sprowadza się do uruchomienia kilku modułów, ustawienia użytkowników i zaimportowania danych. Prawdziwe wdrożenie Odoo dotyczy całej organizacji: jej procesów, pracowników, odpowiedzialności, przepływu informacji i sposobu podejmowania decyzji.
AI może pomóc w obsłudze narzędzia. Nie zastąpi jednak analizy firmy, doświadczenia wdrożeniowego ani przygotowania zespołu do pracy w nowym systemie.
System można skonfigurować. Firmę trzeba wdrożyć
Największym błędem podczas wyboru systemu ERP jest założenie, że jego uruchomienie automatycznie rozwiąże problemy organizacji.
Odoo może uporządkować sprzedaż, magazyn, produkcję, zakupy, księgowość czy obsługę klientów. System nie zdecyduje jednak samodzielnie:
- kto odpowiada za zatwierdzanie zamówień,
- kiedy handlowiec powinien przekazać zlecenie do realizacji,
- w jaki sposób magazyn ma rejestrować przesunięcia,
- jakie dane powinny trafiać do systemu,
- które etapy procesu są naprawdę potrzebne,
- jak pracownicy mają reagować na wyjątki.
To właśnie tutaj zaczyna się rola firmy wdrożeniowej.
Dobra firma wdrożeniowa nie ogranicza się do konfiguracji modułów. Najpierw poznaje sposób działania przedsiębiorstwa, identyfikuje problemy i pomaga przełożyć procesy biznesowe na funkcje systemu.
Dlatego dobrze przeprowadzone wdrożenie Odoo zaczyna się od rozmowy o firmie, a nie od prezentacji wszystkich dostępnych modułów.
Pierwszym krokiem do określenia rzeczywistego zakresu projektu powinna być analiza procesów. Więcej na ten temat piszemy w artykule: Ile powinna trwać płatna analiza przedwdrożeniowa ODOO dla firmy produkcyjnej?
Po co firma wdrożeniowa Odoo, skoro mamy AI?
AI może przyspieszyć wiele prac. Może pomóc stworzyć instrukcję, opisać funkcję, przeanalizować dane lub podpowiedzieć możliwe rozwiązanie. Jest jednak narzędziem, a nie osobą odpowiedzialną za rezultat projektu.
Firma wdrożeniowa wnosi do projektu kilka elementów, których sama technologia nie zapewni.
1. Rozumie zależności między procesami
Zmiana w jednym dziale bardzo często wpływa na kilka kolejnych obszarów.
Inny sposób przyjmowania zamówień może zmienić pracę magazynu. Nowe reguły zakupowe mogą wpłynąć na produkcję. Nieprawidłowo skonfigurowane jednostki miary mogą powodować błędy w stanach magazynowych, kosztach i raportach.
Doświadczony partner wdrożeniowy potrafi przewidzieć te zależności i spojrzeć na firmę całościowo.
2. Pomaga odróżnić realną potrzebę od pomysłu na funkcję
Podczas wdrożenia użytkownicy często zgłaszają konkretne oczekiwania: dodatkowy przycisk, automatyzację, nowy raport lub zmianę ekranu.
Rolą konsultanta nie jest wyłącznie wykonanie tej prośby. Powinien najpierw ustalić, jaki problem użytkownik próbuje rozwiązać.
Czasem najlepszym rozwiązaniem nie jest tworzenie kolejnej funkcji, ale uproszczenie procesu, zmiana kolejności działań albo wykorzystanie standardowych możliwości Odoo.
3. Bierze odpowiedzialność za spójność rozwiązania
AI może zaproponować wiele odpowiedzi. Nie ponosi jednak odpowiedzialności za to, czy wybrane rozwiązanie będzie właściwe dla konkretnej firmy, zgodne z jej procesami i możliwe do utrzymania w przyszłości.
Firma wdrożeniowa powinna patrzeć nie tylko na uruchomienie systemu, ale również na jego dalszy rozwój, aktualizacje i możliwość skalowania.
4. Przygotowuje ludzi do zmiany
Największym wyzwaniem we wdrożeniu ERP bardzo często nie jest technologia. Są nim przyzwyczajenia.
Pracownicy przez lata korzystają z arkuszy, własnych notatek, wiadomości e-mail i ustalonych nieformalnie sposobów działania. Nowy system wymaga od nich zmiany codziennych nawyków.
Sama instrukcja wygenerowana przez AI nie wystarczy, aby pracownik zrozumiał:
- dlaczego proces się zmienia,
- jak jego działania wpływają na kolejne działy,
- jakie dane musi wprowadzić,
- co stanie się w przypadku błędu,
- z kim powinien skonsultować nietypową sytuację.
Dlatego szkolenia i onboarding użytkowników nie są dodatkiem do wdrożenia. Są jego integralną częścią.
Samo uruchomienie systemu nie wystarczy, jeżeli organizacja nie przygotuje pracowników do nowego sposobu pracy. Zobacz również: Wdrożenie nowego systemu a zarządzanie zmianą cz. 1
Dlaczego jedna firma wycenia wdrożenie Odoo taniej?
Firmy porównujące oferty na wdrożenie Odoo często otrzymują bardzo różne wyceny. Jedna może być nawet o kilkadziesiąt procent niższa od drugiej.
Nie zawsze wynika to z różnicy w stawkach godzinowych. Bardzo często firmy wyceniają po prostu inny zakres pracy.
Tańsza oferta może obejmować przede wszystkim:
- instalację systemu,
- konfigurację podstawowych modułów,
- utworzenie użytkowników,
- import danych,
- krótkie uruchomienie produkcyjne.
W ofercie może jednak zabraknąć:
- szczegółowej analizy procesów,
- warsztatów z użytkownikami,
- testów scenariuszy biznesowych,
- szkoleń dla poszczególnych działów,
- onboardingu pracowników,
- przygotowania instrukcji,
- wsparcia podczas startu,
- poprawek wynikających z pierwszych tygodni pracy.
Na papierze koszt projektu jest niższy. W praktyce część niezbędnych prac zostaje jedynie przesunięta na później.
System działa, ale pracownicy nie potrafią z niego korzystać
Wyobraźmy sobie firmę, która zakończyła techniczne wdrożenie Odoo.
System został uruchomiony. Dane zostały zaimportowane. Moduły są dostępne. Teoretycznie projekt można uznać za zakończony.
Po kilku tygodniach okazuje się jednak, że:
- handlowcy nadal zapisują ustalenia w arkuszach,
- magazyn nie rejestruje wszystkich operacji,
- pracownicy tworzą dokumenty w różny sposób,
- kierownicy nie ufają raportom,
- część zamówień jest obsługiwana poza systemem,
- użytkownicy boją się popełnić błąd,
- każda nietypowa sytuacja wymaga kontaktu z konsultantem.
Odoo działa poprawnie, ale organizacja nie zaczęła pracować w nowym modelu.
Właśnie dlatego nie można utożsamiać konfiguracji systemu z zakończonym wdrożeniem.
Szkolenie i onboarding
to nie to samo
Te dwa pojęcia często są używane zamiennie, choć dotyczą innych działań.
Szkolenie Odoo
Szkolenie pokazuje użytkownikowi, jak wykonywać konkretne operacje w systemie.
Pracownik uczy się między innymi:
- jak utworzyć ofertę,
- jak potwierdzić zamówienie,
- jak przyjąć towar,
- jak wykonać przesunięcie magazynowe,
- jak znaleźć potrzebny raport,
- jak poprawić błędny dokument.
Onboarding użytkownika
Onboarding przygotowuje pracownika do codziennej pracy w nowym procesie.
Użytkownik powinien wiedzieć nie tylko, gdzie kliknąć, ale również:
- kiedy wykonać daną czynność,
- kto przekazuje mu informacje,
- komu przekazywany jest kolejny etap,
- jakie dane są obowiązkowe,
- jak postępować w sytuacjach niestandardowych,
- za które elementy procesu odpowiada.
Szkolenie dotyczy więc przede wszystkim obsługi systemu. Onboarding łączy system, proces i odpowiedzialność pracownika.
Dlaczego w Wedoo uwzględniamy szkolenia i onboarding?
We Wedoo zakładamy, że celem projektu nie jest wyłącznie uruchomienie Odoo. System ma być rzeczywiście wykorzystywany przez pracowników i wspierać codzienną działalność firmy.
Dlatego w wycenie uwzględniamy nie tylko konfigurację, ale również czas potrzebny na:
- poznanie procesów przedsiębiorstwa,
- przygotowanie rozwiązania,
- testy z użytkownikami,
- szkolenia dla konkretnych działów,
- onboarding pracowników,
- wsparcie podczas uruchomienia,
- wyjaśnienie zależności między działaniami użytkowników.
Takie podejście może sprawić, że początkowa wycena będzie wyższa niż oferta obejmująca wyłącznie techniczną konfigurację.
Nie oznacza to jednak, że całkowity koszt wdrożenia będzie wyższy.
Dobrze przygotowani użytkownicy popełniają mniej błędów, szybciej zaczynają samodzielną pracę i rzadziej wracają do starych narzędzi. Firma ogranicza również liczbę dodatkowych godzin konsultacyjnych zamawianych już po uruchomieniu.
Wdrożenie Odoo z Wedoo ma doprowadzić do sytuacji, w której system jest nie tylko gotowy technicznie, ale również zrozumiały dla osób, które będą z niego korzystać.
Co może się wydarzyć, gdy szkoleń zabraknie w wycenie?
Pominięcie szkoleń i onboardingu nie sprawia, że potrzeba przygotowania pracowników znika.
Najczęściej oznacza jedynie, że firma poniesie ten koszt później.
Możliwe konsekwencje to:
- przedłużające się uruchomienie,
- dodatkowo płatne konsultacje,
- poprawianie błędnie wprowadzonych danych,
- spadek wydajności zespołu,
- frustracja użytkowników,
- opór wobec nowego systemu,
- powrót do arkuszy kalkulacyjnych,
- problemy z raportowaniem,
- brak spójności między działami.
W skrajnej sytuacji przedsiębiorstwo ma nowoczesny system ERP, ale nadal pracuje tak samo jak przed jego wdrożeniem.
Jak porównywać oferty na wdrożenie Odoo?
Porównując oferty firm wdrożeniowych, nie warto skupiać się wyłącznie na końcowej kwocie lub stawce godzinowej.
Znacznie ważniejsze jest zrozumienie, jaki zakres prac faktycznie obejmuje dana propozycja i jak firma podchodzi do całego procesu wdrożenia.
Warto zwrócić uwagę na to, czy partner wdrożeniowy bierze pod uwagę nie tylko konfigurację systemu, ale również przygotowanie organizacji do pracy w nowym środowisku. Istotne jest także, czy przewidziano czas na dopracowanie rozwiązania, wsparcie użytkowników oraz reagowanie na sytuacje, które pojawią się już w trakcie korzystania z systemu.
Dobrze jest również upewnić się, w jaki sposób firma podchodzi do zmian w trakcie projektu oraz jak rozliczane są dodatkowe prace, które mogą pojawić się w naturalny sposób podczas wdrożenia.
Porównując oferty, warto więc patrzeć szerzej niż tylko na cenę — uwzględniając podejście do projektu, doświadczenie zespołu oraz sposób współpracy na kolejnych etapach.
Wdrożenie Odoo we Wrocławiu
i w całej Polsce
Wedoo jest firmą z Wrocławia, ale realizuje wdrożenia Odoo w całej Polsce.
W praktyce oznacza to, że pracujemy zarówno zdalnie, jak i na miejscu – w zależności od potrzeb projektu. Dojeżdżamy do klientów szczególnie wtedy, gdy konieczna jest dokładna analiza procesów, np. w obszarze produkcji, magazynu lub przy bardziej złożonych szkoleniach wymagających pracy bezpośrednio z zespołem.
Często dzielimy projekt na etapy: najpierw spotkania i warsztaty na miejscu, które pozwalają dobrze zrozumieć sposób działania firmy, a następnie dalsze prace realizujemy online – konfigurację, testy, konsultacje i część szkoleń.
Takie podejście pozwala połączyć dokładną analizę z wygodą i efektywnością pracy zdalnej, niezależnie od lokalizacji klienta.
Czy AI zastąpi firmę wdrożeniową?
AI z pewnością będzie odgrywać coraz większą rolę podczas wdrożeń systemów ERP. Może przyspieszyć analizę, dokumentowanie, przygotowanie materiałów i codzienną pomoc użytkownikom.
Nie zastąpi jednak wszystkich elementów projektu.
Nie przeprowadzi samodzielnie trudnej rozmowy między działami, które inaczej rozumieją ten sam proces. Nie zdecyduje, kto powinien ponosić odpowiedzialność za dane. Nie przygotuje całej organizacji do zmiany bez udziału ludzi. Nie zagwarantuje również, że rozwiązanie będzie spójne z długofalowym rozwojem firmy.
Najlepsze efekty daje połączenie technologii, doświadczenia konsultantów i wiedzy pracowników klienta.
Tańsza wycena nie zawsze oznacza tańsze wdrożenie
Niższa oferta nie musi być zła. Może jednak obejmować znacznie mniejszy zakres.
Dlatego przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć sobie na pytanie: czy porównujemy dwie wyceny tego samego projektu, czy tylko dwie różne listy usług?
Jeżeli jedna firma uwzględnia wyłącznie konfigurację, a druga również analizę, testy, szkolenia, onboarding i wsparcie użytkowników, różnica w cenie jest naturalna.
Prawdziwy koszt wdrożenia nie kończy się na fakturze za uruchomienie systemu. Obejmuje także czas pracowników, liczbę błędów, opóźnienia, dodatkowe konsultacje oraz ryzyko, że zespół nie zaakceptuje nowego sposobu pracy.
Dlatego celem wdrożenia Odoo nie powinno być samo uruchomienie oprogramowania. Celem powinno być stworzenie rozwiązania, z którego ludzie potrafią i chcą korzystać.
Planujesz wdrożenie Odoo?
Przed porównaniem ofert sprawdź nie tylko cenę, ale także zakres analizy, szkoleń, testów, onboardingu i wsparcia po uruchomieniu.
W Wedoo pomagamy firmom uporządkować procesy, przygotować system i wdrożyć pracowników do codziennej pracy w Odoo. Działamy we Wrocławiu oraz realizujemy wdrożenia Odoo w całej Polsce.
Skontaktuj się z nami, jeżeli chcesz omówić procesy w swojej firmie i sprawdzić, jaki zakres wdrożenia będzie naprawdę potrzebny.
Tańsza oferta nie zawsze oznacza niższy koszt wdrożenia
Pomożemy Ci ocenić, czego naprawdę potrzebuje Twoja firma i przygotować zakres, który obejmuje nie tylko konfigurację systemu, ale także przygotowanie zespołu.
Umów konsultację wdrożeniową
