Wiadomość została wysłana. Kierownik był przekonany, że zakup zatwierdzi dyrektor. Dyrektor czekał na decyzję zarządu. Osoba z działu zakupów uznała, że skoro nikt nie zgłosił uwag, zamówienie pewnie jest już zaakceptowane.
Tymczasem dostawca nadal nie dostał zamówienia.
Mija dzień. Potem kolejny.
Materiał miał dotrzeć w poniedziałek, ale termin właśnie przesunął się o tydzień. Produkcja zaczyna pytać, kiedy będzie dostawa. Klient czeka na realizację.
A wszystko zaczęło się od prostego pytania:
kto właściwie miał zatwierdzić zakup za 80 000 zł?
W wielu firmach problemem nie jest brak procedury zakupowej. Procedura istnieje - tyle że w mailach, wiadomościach, Excelu albo w głowach pracowników.
I dopóki wszystko działa, nikt nie widzi problemu.
Problem zaczyna się wtedy, gdy zakup naprawdę ma znaczenie.
5 000 zł, 30 000 zł i 80 000 zł - czy każde zamówienie powinno być zatwierdzane tak samo?
Niekoniecznie.
Zakup materiałów biurowych za 500 zł nie musi przechodzić tej samej ścieżki co zamówienie surowców za 80 000 zł albo nowej maszyny za 300 000 zł.
Dlatego dobrze zaprojektowany proces zakupowy powinien odpowiadać przynajmniej na kilka pytań:
- kto może utworzyć zapotrzebowanie lub zamówienie,
- do jakiej kwoty może je zatwierdzić samodzielnie,
- od jakiej wartości wymagana jest akceptacja przełożonego,
- które zakupy wymagają dodatkowej zgody dyrektora lub zarządu,
- kto może ostatecznie wysłać zamówienie do dostawcy,
- co dzieje się w przypadku odrzucenia zakupu.
Bez tych zasad firma może wpaść w jedną z dwóch skrajności.
Albo zamówienia są składane zbyt łatwo, bez odpowiedniej kontroli.
Albo nawet proste zakupy stoją przez kilka dni, ponieważ nikt nie wie, czyja decyzja jest aktualnie potrzebna.
Problemem nie jest samo zatwierdzenie. Problemem jest oczekiwanie
Załóżmy, że firma produkcyjna potrzebuje komponentów o wartości 80 000 zł.
Zakup powinien zostać zaakceptowany przed wysłaniem zamówienia.
Kupiec przygotowuje dokument i wysyła maila do kierownika.
Kierownik widzi wiadomość, ale uważa, że przy tej wartości decyzję powinien podjąć dyrektor. Przesyła więc mail dalej.
Dyrektor nie wie, czy kierownik już formalnie zaakceptował zakup, czy jedynie prosi go o opinię.
W międzyczasie dostawca czeka.
A razem z nim może czekać produkcja.
To właśnie tutaj koszt braku uporządkowanego procesu przestaje być administracyjnym drobiazgiem.
Opóźniona decyzja zakupowa może oznaczać opóźnioną dostawę, a opóźniona dostawa może zatrzymać kolejne procesy w firmie.
Dlatego proces zakupowy nie powinien odpowiadać wyłącznie na pytanie: „czy możemy to kupić?”.
Powinien również odpowiadać:
kto ma podjąć decyzję i do kiedy?
„Wysłałam maila” nie oznacza jeszcze, że proces działa
Mail świetnie sprawdza się do komunikacji.
Znacznie gorzej jako system zarządzania procesem.
Bo po kilku dniach zaczynają pojawiać się pytania:
- do kogo wysłano prośbę o akceptację?
- czy ta osoba już ją widziała?
- czy zaakceptowała zakup?
- czy tylko odpisała „OK”?
- czy później ktoś zmienił wartość zamówienia?
- kto podjął ostateczną decyzję?
- dlaczego zakup został odrzucony?
- czy dostawca dostał już właściwą wersję zamówienia?
Jeżeli odpowiedź wymaga przeszukiwania skrzynki pocztowej kilku osób, proces nie jest naprawdę pod kontrolą.
Jest tylko rozproszony między pracownikami.
Progi akceptacji zakupów - jedna zasada zamiast ciągłego pytania
Znacznie lepiej działa sytuacja, w której firma z góry ustala reguły.
Przykładowo:
do 5 000 zł
→ zakup może zatwierdzić kierownik działu
od 5 000 do 30 000 zł
→ wymagana jest akceptacja dyrektora
powyżej 30 000 zł
→ zakup wymaga dodatkowej zgody zarządu
To oczywiście tylko przykład.
W jednej organizacji najważniejsza będzie wartość zamówienia. W innej również rodzaj zakupu, dział, projekt, dostawca albo budżet.
Firma może przecież chcieć inaczej traktować zakup 50 000 zł materiałów wynikający ze stałego zapotrzebowania produkcyjnego, a inaczej jednorazową usługę konsultingową za tę samą kwotę.
Dlatego akceptacja zakupów nie powinna być kopiowaniem gotowego schematu. Powinna wynikać z rzeczywistego sposobu podejmowania decyzji w firmie.
Jak może wyglądać akceptacja zakupów w Odoo?
Właśnie tutaj system ERP zaczyna mieć realne znaczenie.
Odoo pozwala połączyć proces zakupowy z użytkownikami, uprawnieniami, dokumentami i dalszą realizacją zamówienia.
Zamiast tworzyć zamówienie, wysyłać jego PDF mailem i zastanawiać się, kto powinien odpowiedzieć, można zaprojektować proces, w którym dokument przechodzi przez określoną ścieżkę.
W zależności od potrzeb firmy można zastosować między innymi:
- progi akceptacji uzależnione od wartości zakupu,
- odpowiednie uprawnienia dla kupców i managerów,
- rozdzielenie osoby przygotowującej zamówienie od osoby zatwierdzającej,
- dodatkowe etapy akceptacji dla wybranych procesów,
- powiadomienia dla osób odpowiedzialnych,
- historię zmian i komunikacji dotyczącą konkretnego dokumentu.
Standardowa funkcjonalność Odoo Purchase wspiera obsługę zapytań ofertowych i zamówień zakupu, a sposób akceptacji można dopasować do organizacji firmy. Przy bardziej rozbudowanych procesach możliwe jest zaprojektowanie dodatkowych reguł lub dedykowanego workflow.
Najważniejsze jest jednak coś innego:
pracownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, do kogo napisać. To proces powinien prowadzić dokument do właściwej osoby.
80 000 zł przekracza próg.
Co dzieje się dalej?
Wyobraźmy sobie ten sam zakup jeszcze raz, ale tym razem proces jest uporządkowany.
Kupiec przygotowuje zamówienie za 80 000 zł.
System rozpoznaje, że kwota przekracza ustalony limit.
Dokument nie jest jeszcze gotowym zamówieniem wysyłanym do dostawcy. Trafia do osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia do zatwierdzenia takiej wartości.
Osoba zatwierdzająca widzi konkretne dane:
- dostawcę,
- produkty lub usługi,
- ilości,
- ceny,
- wartość całego zakupu,
- termin,
- dodatkowe informacje związane z zamówieniem.
Może podjąć decyzję.
Jeżeli zakup zostanie zatwierdzony, proces przechodzi dalej.
Jeżeli nie - nie trzeba kilka tygodni później odtwarzać z maili, kto i dlaczego powiedział „nie”.
A co, jeżeli ktoś zmieni kwotę
po zatwierdzeniu?
To jeden z tych szczegółów, o których łatwo zapomnieć przy projektowaniu procesu.
Wyobraźmy sobie zamówienie na 29 500 zł.
Zgodnie z procedurą zostaje zaakceptowane.
Później ktoś dodaje jeszcze jedną pozycję za 7 000 zł.
Nowa wartość wynosi już 36 500 zł.
Czy wcześniejsza akceptacja nadal powinna obowiązywać?
W dobrze zaprojektowanym procesie trzeba ustalić również takie sytuacje.
Podczas wdrożenia Odoo warto więc analizować nie tylko idealny scenariusz:
pracownik tworzy zamówienie → manager zatwierdza → dostawca otrzymuje dokument.
Dużo ważniejsze bywają wyjątki:
Co jeśli zmienimy wartość?
Co jeśli zatwierdzający jest na urlopie?
Co jeśli zakup dotyczy konkretnego projektu?
Co jeśli przekroczono jego budżet?
Co jeśli zakup jest pilny?
Co jeśli dostawca zmieni cenę po akceptacji?
To właśnie takie pytania odróżniają zwykłe „włączenie funkcji w ERP” od dobrze przygotowanego procesu.
Kto zatwierdził? Kiedy? I na podstawie jakiej wartości?
Jest jeszcze jeden ważny element: historia decyzji.
Przy zakupie za 300 zł być może nikt nie będzie wracał do dokumentu po pół roku.
Przy 80 000 zł sytuacja wygląda inaczej.
Zarząd, controlling albo księgowość mogą chcieć sprawdzić:
- kiedy powstało zamówienie,
- kto je przygotował,
- kto podjął decyzję,
- czy dokument był później zmieniany,
- dlaczego wybrano konkretnego dostawcę,
- jak długo trwała akceptacja.
Im większa firma i im więcej zakupów, tym trudniej zarządzać takimi informacjami poprzez wiadomości i ustalenia ustne.
Centralny proces zakupowy daje jedną ogromną przewagę:
decyzja pozostaje związana z dokumentem, którego dotyczy.
Nie trzeba jej później szukać w skrzynce konkretnego pracownika.
Akceptacja nie powinna oznaczać blokowania firmy
To ważne, bo można przesadzić również w drugą stronę.
Firma chce mieć większą kontrolę, więc wprowadza akceptację wszystkiego.
Nowe krzesło?
Akceptacja.
Materiały za 300 zł?
Akceptacja.
Stała dostawa podstawowych komponentów?
Akceptacja.
Każdy dokument czeka na tego samego dyrektora.
Efekt?
Formalnie firma ma większą kontrolę.
W praktyce stworzyła nowe wąskie gardło.
Dlatego celem zatwierdzania zamówień w Odoo nie powinno być dodawanie kolejnych kliknięć.
Celem jest kierowanie decyzji do odpowiednich osób tylko wtedy, gdy ich decyzja rzeczywiście jest potrzebna.
Zakupy nie kończą się na kliknięciu „zatwierdź”
Akceptacja to tylko fragment większego procesu.
Po niej nadal trzeba przecież:
- wysłać zamówienie do dostawcy,
- kontrolować termin dostawy,
- przyjąć towar lub usługę,
- zweryfikować ilość,
- obsłużyć fakturę,
- przypisać koszt tam, gdzie powinien trafić.
Dlatego warto spojrzeć na zakupy szerzej niż tylko przez pryzmat formularza zamówienia.
Wcześniej pisaliśmy już o najczęstszych błędach w zakupach i o tym, jak Odoo pomaga uporządkować cały proces - od podwójnych zamówień po kontrolę dostaw.
👉 Przeczytaj również: „Uniknij błędów w zakupach – najczęstsze pułapki i to jak ich uniknąć w Odoo”.
Jeżeli zakupy są następnie powiązane z magazynem lub produkcją, warto również zadbać o przepływ informacji pomiędzy tymi obszarami. Zamówienie, które utknęło na etapie akceptacji, może przecież kilka dni później stać się brakiem materiałowym.
Wdrożenie Odoo nie zaczyna się od ustawienia limitu 30 000 zł
Można oczywiście otworzyć konfigurację systemu i ustawić określony próg.
Tylko skąd wiadomo, że powinno to być właśnie 30 000 zł?
I kto powinien zatwierdzać zakup po jego przekroczeniu?
Dlatego wdrożenie Odoo z Wedoo zaczynamy od poznania procesów klienta.
W przypadku zakupów chcemy zrozumieć między innymi:
- kto zgłasza zapotrzebowanie,
- kto przygotowuje zamówienia,
- kto odpowiada za budżet,
- jakie wartości wymagają dodatkowej kontroli,
- gdzie obecnie proces najczęściej się zatrzymuje,
- jakie wyjątki występują w codziennej pracy,
- które działy powinny mieć dostęp do konkretnych informacji.
Dopiero później można sensownie zaprojektować system.
Bo celem nie jest przeniesienie obecnego chaosu z Excela i maila do ERP.
Celem jest uporządkowanie procesu.
Jeżeli chcesz zobaczyć szerzej, jak wygląda taki projekt i dlaczego zakres wdrożenia zależy od procesów konkretnej firmy, przeczytaj również:
👉 „Ile trwa wdrożenie Odoo i od czego zależy koszt?”
Wedoo jest partnerem wdrożeniowym Odoo z Wrocławia, ale realizujemy wdrożenia Odoo w Polsce dla firm działających w różnych regionach i branżach.
Czy w Twojej firmie wiadomo, kto zatwierdza zakup za 80 000 zł?
Spróbuj odpowiedzieć bez zaglądania do procedury i bez pytania współpracowników.
Kto może zatwierdzić 5 000 zł?
Kto 30 000 zł?
Kto 80 000 zł?
Co dzieje się po akceptacji?
I czy w ciągu minuty można sprawdzić, na czyją decyzję czeka konkretne zamówienie?
Jeżeli odpowiedzi nie są oczywiste, problem prawdopodobnie nie leży wyłącznie w module Zakupy.
Problem leży w procesie.
Chcesz uporządkować akceptację zakupów
w swojej firmie?
Możemy wspólnie przeanalizować, jak obecnie wygląda proces zakupowy, gdzie powstają opóźnienia i jak odwzorować odpowiedzialność oraz progi akceptacji w Odoo.
Porozmawiaj z zespołem Wedoo i sprawdź, jak może wyglądać wdrożenie Odoo dopasowane do rzeczywistych zasad zakupowych w Twojej firmie.
