W wielu firmach budowlanych proces zamawiania materiałów wygląda bardzo podobnie.
Kierownik budowy wysyła SMS do biura:
„Potrzebujemy jutro 2 palety styropianu.”
Chwilę później pojawia się kolejna wiadomość:
„I jeszcze stal zbrojeniowa.”
Po kilku godzinach ktoś z biura pyta:
„Czy ktoś już zamawiał cement?”
Dział zakupów próbuje zrozumieć sytuację, ale nie ma pełnej informacji:
- na którą budowę są potrzebne materiały,
- czy ktoś już ich nie zamówił,
- czy mieszczą się w budżecie projektu.
Efekt jest bardzo typowy dla branży budowlanej:
- materiały zamawiane kilka razy,
- brak kontroli nad kosztami,
- nadmiary magazynowe,
- opóźnienia na budowie.
Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie Odoo, które pozwala uporządkować proces zapotrzebowania materiałowego i połączyć budowę, biuro, magazyn oraz dział zakupów w jednym systemie.
Dlaczego zapotrzebowanie materiałowe jest kluczowym procesem na budowie?
Materiały to jeden z największych kosztów każdej inwestycji budowlanej.
Na każdej budowie pojawiają się te same pytania:
- czy materiał został już zamówiony?
- kiedy przyjedzie na budowę?
- czy jest dostępny na magazynie?
- ile kosztował?
Jeśli firma nie ma uporządkowanego procesu zapotrzebowania, pojawiają się typowe problemy:
- kilka osób zamawia ten sam materiał,
- dział zakupów nie wie, czy zamówienie jest pilne,
- biuro nie widzi kosztów projektu na bieżąco.
W praktyce oznacza to, że firma traci pieniądze nie na materiałach, ale na braku kontroli nad informacją.
Jak wygląda zapotrzebowanie materiałowe w Odoo?
Podczas wdrożenia Odoo w firmie budowlanej proces zapotrzebowania materiałowego można uporządkować w prosty schemat:
Budowa → zapotrzebowanie → zatwierdzenie → zakup → dostawa → koszt projektu
Najważniejsze jest to, że wszystkie informacje znajdują się w jednym systemie.
Dzięki temu firma może kontrolować:
- kto zgłosił zapotrzebowanie,
- na jaki projekt,
- jaki materiał jest potrzebny,
- jaki jest koszt zamówienia.
1. Kierownik budowy zgłasza zapotrzebowanie
Pierwszym krokiem jest zgłoszenie zapotrzebowania materiałowego.
Kierownik budowy może wprowadzić je bezpośrednio w systemie, wybierając:
- projekt,
- materiał,
- ilość,
- datę potrzebną na budowie,
- komentarz.
Przykład:
Projekt: Budowa hali produkcyjnej
Materiał: stal zbrojeniowa
Ilość: 1,5 tony
Termin: 14 marca
Po zapisaniu zapotrzebowania informacja trafia do biura oraz działu zakupów.
2. Biuro zatwierdza zapotrzebowanie
Nie każde zapotrzebowanie musi automatycznie trafiać do działu zakupów.
W wielu firmach wprowadza się etap zatwierdzania.
Biuro może sprawdzić:
- czy materiał jest już dostępny na magazynie,
- czy podobne zamówienie nie zostało już złożone,
- czy zapotrzebowanie mieści się w budżecie projektu.
To prosty mechanizm, który eliminuje wiele błędów.
3. Dział zakupów tworzy zamówienie
Po zatwierdzeniu zapotrzebowania dział zakupów może utworzyć zamówienie zakupu.
System Odoo może:
- przygotować zapytanie ofertowe (RFQ),
- utworzyć zamówienie zakupu,
- przypisać je do konkretnej budowy.
Dzięki temu dział zakupów widzi dokładnie:
- co trzeba kupić,
- na jaką budowę,
- w jakim terminie.
4. Dostawa materiałów
Po złożeniu zamówienia system pozwala również kontrolować dostawy.
Gdy materiał przychodzi:
- magazyn potwierdza przyjęcie,
- system aktualizuje stan magazynu,
- koszt zostaje przypisany do projektu.
Dzięki temu firma może na bieżąco analizować koszty inwestycji.
Automatyczne zapotrzebowanie materiałowe na podstawie BOM
Firmy, które chcą jeszcze bardziej zautomatyzować proces, mogą wykorzystać BOM (Bill of Materials).
BOM to struktura materiałowa, która określa jakie materiały są potrzebne do realizacji danej usługi lub projektu.
Jeśli w systemie są zdefiniowane BOMy, proces może zostać w dużej mierze zautomatyzowany.
W praktyce wygląda to tak:
1️⃣ Handlowiec przygotowuje ofertę dla klienta.
2️⃣ W ofercie znajdują się produkty lub usługi z przypisaną strukturą materiałową (BOM).
3️⃣ Klient zatwierdza ofertę.
4️⃣ System automatycznie oblicza zapotrzebowanie materiałowe.
5️⃣ Na tej podstawie może zostać utworzone zapytanie zakupowe (RFQ) dla działu zakupów.
Dzięki temu firma nie musi ręcznie analizować każdej inwestycji i zastanawiać się jakie materiały będą potrzebne.
System ERP wykonuje te obliczenia automatycznie.
Jeśli w systemie są zdefiniowane BOMy, proces może zostać w dużej mierze zautomatyzowany. Jeśli chcesz lepiej zrozumieć jak działa BOM w Odoo i planowanie materiałów, przeczytaj również artykuł: Zestawienie materiałowe w Odoo – zaplanuj, zamów i kontroluj zapasy w czasie rzeczywistym.
Powiązanie zakupów z projektem budowlanym
Jedną z największych zalet systemu ERP jest możliwość powiązania zakupów z projektem.
W Odoo każde zapotrzebowanie może być przypisane do:
- projektu,
- zadania,
- budowy.
Dzięki temu firma może na bieżąco analizować:
- koszty materiałów,
- koszty pracy,
- koszty podwykonawców.
To pozwala kontrolować rentowność projektu w czasie rzeczywistym.
Więcej o tym, jak działa kontrola finansów projektów w Odoo, opisaliśmy w artykule: Projekt + Księgowość – pełna kontrola nad finansami projektu w Odoo.
Wdrożenie Odoo w firmie budowlanej – od czego zacząć?
Najważniejszym krokiem nie jest sam system, ale zaprojektowanie procesu pracy.
Podczas wdrożenia Odoo z Wedoo zaczynamy od analizy procesów firmy:
- kto zgłasza zapotrzebowanie,
- kto je zatwierdza,
- kto odpowiada za zakupy,
- jak kontrolowany jest budżet projektu.
Dopiero na tej podstawie konfigurujemy system ERP.
Wdrożenie Odoo z Wedoo - doświadczenie we wdrożeniach w Polsce
Wedoo to firma wdrożeniowa specjalizująca się w systemie Odoo.
Realizujemy wdrożenia Odoo w Polsce dla firm z różnych branż, w tym dla przedsiębiorstw z sektora budownictwa.
Nasza siedziba znajduje się we Wrocławiu, ale projekty realizujemy dla firm z całej Polski.
Pomagamy firmom uporządkować procesy takie jak:
- zarządzanie projektami,
- kontrola kosztów,
- planowanie zakupów,
- zapotrzebowanie materiałowe.
Podsumowanie
Zapotrzebowanie materiałowe to jeden z kluczowych procesów w firmie budowlanej.
Jeśli jest obsługiwane przez:
- telefony,
- Excela,
- e-maile,
firma bardzo szybko traci kontrolę nad kosztami.
Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie Odoo, które pozwala uporządkować proces:
budowa → zapotrzebowanie → zatwierdzenie → zakup → dostawa → koszt projektu
FAQ – najczęstsze pytania
o zapotrzebowanie materiałowe w Odoo
Czy w Odoo można zgłaszać zapotrzebowanie materiałowe z budowy?
Tak. Kierownik budowy może wprowadzić zapotrzebowanie bezpośrednio w systemie, wskazując projekt, materiał oraz ilość potrzebną na budowie.
Czy zapotrzebowanie musi być zatwierdzane przez biuro?
Nie zawsze, ale w wielu firmach wprowadza się etap zatwierdzania, aby kontrolować budżet projektu oraz uniknąć podwójnych zamówień.
Czy Odoo może automatycznie tworzyć zapytania zakupowe?
Tak. Jeśli w systemie są zdefiniowane BOMy lub zapotrzebowania materiałowe, system może automatycznie generować zapytania zakupowe dla działu zakupów.
Czy zakupy można powiązać z projektem budowlanym?
Tak. W Odoo każde zamówienie zakupu może być przypisane do konkretnego projektu lub zadania, co pozwala kontrolować koszty inwestycji.
Ile trwa wdrożenie Odoo w firmie budowlanej?
Czas wdrożenia zależy od wielkości firmy i liczby procesów do uporządkowania.
W praktyce wdrożenia obejmujące projekty, zakupy i kontrolę kosztów trwają zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Chcesz uporządkować zapotrzebowanie materiałowe
w swojej firmie?
