Czy zdarzyło Ci się kiedyś zapomnieć o wysłanej ofercie? A może klient nie odpowiedział na propozycję, bo… nie dostał przypomnienia? W wielu firmach proces ofertowania nadal odbywa się „ręcznie”, a efektem są zgubione leady, przeterminowane oferty i chaos w komunikacji handlowej.
Z pomocą przychodzi Odoo – nowoczesny system ERP, który pozwala stworzyć zautomatyzowany, przewidywalny i skuteczny proces sprzedażowy. W tym artykule pokażemy, jak zbudować proces ofertowania, który sam się pilnuje, i jak wygląda wdrożenie Odoo w Polsce na tym przykładzie.
Używaj szablonów ofert – szybciej, spójniej, profesjonalniej
Tworzenie każdej oferty od zera to strata czasu. W Odoo możesz przygotować gotowe szablony ofert handlowych, które zawierają:
- gotowe opisy produktów lub usług (np. "Audyt IT", "Projekt strony internetowej"),
- standardowe warunki płatności, rabaty, gwarancje,
- estetyczny układ PDF, zgodny z identyfikacją wizualną firmy,
- warunki handlowe lub klauzule RODO, które są wstawiane automatycznie.
Szablony można personalizować w zależności od branży lub klienta (np. inny szablon dla klientów zagranicznych, inny dla klientów krajowych).
To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w firmach z powtarzalną ofertą lub rozbudowaną strukturą działu sprzedaży. Zamiast tracić czas, handlowcy mogą skupić się na relacjach z klientem.
✅ Dodatkowo: szablony można połączyć z językiem klienta – Odoo obsługuje oferty w wielu językach.
👉 Jeśli chcesz zobaczyć, jak cały lejek sprzedażowy wygląda w Odoo – od leada po podpisaną umowę – przeczytaj nasz artykuł: CRM w Odoo – zarządzanie lejkiem sprzedaży
Ustal datę ważności oferty – i nie trać kontroli nad terminami
Jednym z najczęstszych błędów w sprzedaży jest brak kontroli nad terminami. Oferty tracą ważność, a klienci znikają bez odpowiedzi. W Odoo możesz ustawić datę ważności oferty oraz automatyczne przypomnienia.
Jak to działa?
- podczas tworzenia oferty ustawiasz datę ważności (np. 7 dni),
- system oznaczy ofertę jako „przeterminowaną”, jeśli klient nie odpowie,
- możesz ustawić automatyczne przypomnienie (np. e-mail lub SMS) dla klienta na 2 dni przed wygaśnięciem oferty,
- handlowiec otrzyma powiadomienie wewnętrzne (np. w Odoo Discuss), aby skontaktować się z klientem osobiście.
To proste, ale niezwykle skuteczne narzędzie, które pozwala unikać „martwych punktów” w lejku sprzedażowym.
Przypomnienia, które działają – nawet bez handlowca
Odoo oferuje możliwość ustawienia tzw. automatycznych działań. Dzięki nim możesz zaprogramować system tak, aby reagował na określone zdarzenia – np. wysłał przypomnienie, gdy klient nie odpowiedział na ofertę po 3 dniach.
Przykładowe scenariusze:
- Dzień 3: Wysłanie automatycznego e-maila z pytaniem: „Czy miał Pan okazję zapoznać się z naszą ofertą?”
- Dzień 6: Wewnętrzne powiadomienie dla handlowca: „Oferta XYZ nie została jeszcze zaakceptowana”
- Dzień 7: Zmiana statusu oferty na „Nieaktualna” + notatka w CRM
Dzięki automatyzacji żadna oferta nie ginie. Działy sprzedaży mogą działać wydajnie nawet przy dużej liczbie klientów, bez ryzyka utraty kontroli.
Zatwierdzanie ofert – pełna kontrola nad polityką cenową
W większych firmach bardzo ważne jest, aby oferty handlowe były zgodne z polityką cenową i strategiczną firmy. Odoo pozwala ustawić workflow zatwierdzania ofert, który zależy od kwoty, rabatu lub konkretnego klienta.
Przykład:
- Handlowiec tworzy ofertę z rabatem 15% – system automatycznie wymaga zatwierdzenia przez kierownika działu sprzedaży.
- Oferty przekraczające 20 000 zł trafiają do dyrektora handlowego.
- Zatwierdzenie odbywa się jednym kliknięciem – z poziomu listy ofert lub powiadomienia e-mail.
Dzięki temu zarząd ma pełną kontrolę nad ofertami, a dział sprzedaży wie, jakie są granice negocjacji.
Klient kliknie – i akceptuje. Bez druku, bez stresu
Ostatni etap to akceptacja oferty przez klienta. Tradycyjnie: drukujemy, podpisujemy, skanujemy... A w Odoo?
Klient dostaje ofertę e-mailem z linkiem do akceptacji online. Może:
- zaakceptować ją jednym kliknięciem („Akceptuję ofertę”),
- podpisać dokument elektronicznie,
- automatycznie wygenerować zamówienie sprzedaży.
Dla klienta – oszczędność czasu.
Dla Twojej firmy – natychmiastowy start realizacji.
To szczególnie ważne w firmach oferujących usługi B2B, subskrypcje, wdrożenia IT, czy usługi doradcze, gdzie czas od decyzji do działania musi być jak najkrótszy.
Zautomatyzowana sprzedaż to podstawa skutecznego wdrożenia Odoo
Proces ofertowania to tylko jedna z wielu rzeczy, które można zautomatyzować w Odoo. Jednak od niego wszystko się zaczyna – to pierwszy krok do sprzedaży, a więc i wzrostu firmy.
Jeśli chcesz, aby Twój dział sprzedaży działał sprawniej, szybciej i bardziej przewidywalnie – warto zainwestować we wdrożenie Odoo.
Wdrożenie Odoo z Wedoo – skuteczna sprzedaż zaczyna się od dobrego procesu
Wedoo to firma z Wrocławia, która specjalizuje się w wdrożeniach Odoo w Polsce. Pomagamy małym i dużym firmom projektować skuteczne procesy sprzedażowe: od leadu po fakturę.
Zrealizowaliśmy projekty m.in. dla firm z branży produkcyjnej, e-commerce, usług i IT.
Nasz zespół wie, jak dostosować Odoo do realnych potrzeb Twojego biznesu.
👉 Zastanawiasz się, ile czasu zajmie wdrożenie takiego procesu w Twojej firmie? Sprawdź, ile trwa wdrożenie Odoo i od czego zależy koszt