System pokazuje 500 sztuk produktu. Handlowiec otwiera ofertę i okazuje się, że może sprzedać tylko 120.
Gdzie jest pozostałe 380 sztuk?
Towar nie zniknął. Prawdopodobnie nadal znajduje się w magazynie, ale został już zarezerwowany dla innych klientów, przeznaczony do produkcji, przypisany do przesunięcia albo znajduje się w lokalizacji, z której nie powinien zostać wydany.
To jedna z najczęstszych sytuacji pokazujących, że informacja „mamy 500 sztuk” nie odpowiada jeszcze na najważniejsze pytanie:
ile możemy dzisiaj bezpiecznie sprzedać?
Stan fizyczny nie oznacza dostępności do sprzedaży
W wielu firmach rozmowa o zapasach zaczyna się i kończy na jednej liczbie: aktualnym stanie magazynowym.
Jeżeli system pokazuje 500 sztuk, dział sprzedaży zakłada, że może zaoferować klientowi 500 sztuk. Tymczasem część tego zapasu może już mieć konkretne przeznaczenie.
Przykładowo:
- 200 sztuk zostało zarezerwowanych dla klienta A,
- 100 sztuk będzie potrzebnych do zatwierdzonego zlecenia produkcyjnego,
- 50 sztuk oczekuje na kontrolę jakości,
- 30 sztuk jest przygotowanych do przesunięcia do innego magazynu,
- tylko 120 sztuk pozostaje dostępnych dla nowego zamówienia.
Fizycznie firma nadal posiada 500 sztuk. Sprzedaż wszystkich oznaczałaby jednak odebranie towaru innym zamówieniom albo zatrzymanie zaplanowanej produkcji.
Dlatego samo sprawdzenie, ile produktu znajduje się na stanie, nie wystarcza do podjęcia dobrej decyzji handlowej.
Cztery liczby, których nie należy ze sobą mylić
Aby prawidłowo ocenić dostępność produktów w Odoo, warto rozróżnić kilka informacji.
Ilość na stanie
To liczba sztuk, które według systemu znajdują się obecnie w określonym magazynie lub lokalizacji.
Pokazuje, co firma fizycznie posiada, ale nie uwzględnia jeszcze wszystkich zobowiązań.
Ilość zarezerwowana
To część zapasu przypisana już do konkretnych operacji, na przykład:
- dostawy dla klienta,
- zlecenia produkcyjnego,
- przesunięcia wewnętrznego,
- wydania materiału do realizacji projektu.
Produkt nadal może leżeć na tej samej półce, ale z punktu widzenia procesu nie jest już wolny.
Ilość dostępna
To zapas, który nie został jeszcze przypisany do innych operacji i może zostać wykorzystany do realizacji kolejnego zamówienia.
W uproszczeniu:
ilość dostępna = stan fizyczny – istniejące rezerwacje
Dlatego 500 sztuk na stanie może oznaczać tylko 120 sztuk rzeczywiście dostępnych dla nowego klienta.
Ilość prognozowana
Ta wartość patrzy nie tylko na obecną sytuację, ale również na potwierdzone przyszłe ruchy.
Uwzględnia między innymi:
- planowane przyjęcia od dostawców,
- produkty, które mają powstać w ramach produkcji,
- potwierdzone zamówienia klientów,
- planowane wydania i zużycie materiałów.
Raport prognozowany Odoo pokazuje zapas obecny, operacje przychodzące, wychodzące oraz przewidywany poziom produktu w kolejnych terminach. Potwierdzone zamówienia sprzedaży zmniejszają prognozę, natomiast potwierdzone zakupy i zlecenia produkcyjne mogą ją zwiększać.
To właśnie prognoza pomaga odpowiedzieć nie tylko na pytanie „ile mamy?”, ale również:
czy będziemy mieli wystarczającą ilość w dniu planowanej dostawy?
Dlaczego rezerwacja zapasów jest potrzebna?
Może się wydawać, że rezerwacje niepotrzebnie ograniczają sprzedaż. W rzeczywistości ich zadaniem jest ochrona terminów i wcześniej podjętych zobowiązań.
Wyobraźmy sobie następującą sytuację:
- Klient A zamawia 200 sztuk z dostawą w piątek.
- Towar zostaje dla niego zarezerwowany.
- W środę klient B chce kupić 300 sztuk z natychmiastową wysyłką.
- Handlowiec widzi 500 sztuk na stanie i potwierdza zamówienie.
- W piątek magazyn nie ma już czego wysłać klientowi A.
Firma sprzedała ten sam zapas dwa razy.
Problem może zostać zauważony dopiero podczas kompletacji, kiedy obie dostawy są już obiecane, dokumenty przygotowane, a klienci oczekują realizacji.
Odpowiednio skonfigurowana rezerwacja zapasów Odoo ogranicza takie ryzyko. System może rezerwować produkty przy zatwierdzeniu zamówienia, ręcznie albo określoną liczbę dni przed planowaną dostawą. Wybór metody powinien wynikać z rzeczywistego sposobu pracy firmy.
Kiedy rezerwować produkt od razu, a kiedy później?
Nie każda firma powinna stosować identyczne zasady.
Rezerwacja po zatwierdzeniu zamówienia
Towar zostaje przypisany do dostawy, gdy zamówienie sprzedaży zostanie potwierdzone.
Takie podejście może dobrze działać, gdy:
- zamówienia są realizowane szybko,
- zapas jest ograniczony,
- pierwszeństwo powinien mieć klient, który jako pierwszy potwierdził zakup,
- firma chce od razu zabezpieczać konkretne ilości.
Minusem może być blokowanie produktu na długo, szczególnie gdy termin wysyłki jest odległy.
Rezerwacja ręczna
Pracownik sam decyduje, kiedy sprawdzić dostępność i przypisać towar do operacji.
Może mieć sens przy niestandardowych zamówieniach albo procesach wymagających dodatkowej decyzji. Wymaga jednak większej dyscypliny i jasno określonej odpowiedzialności.
W Odoo ręczne sprawdzenie dostępności pozwala przypisać zapas do dostawy, jeżeli odpowiednia ilość znajduje się na stanie. Jeżeli zapasu brakuje, dokument nadal oczekuje na dostępność.
Rezerwacja przed planowaną datą
System może rezerwować produkt określoną liczbę dni przed wysyłką.
Takie rozwiązanie pomaga zachować większą elastyczność, gdy zamówienia są składane z dużym wyprzedzeniem. Towar nie jest blokowany przez kilka tygodni, ale zostaje zabezpieczony odpowiednio wcześnie przed realizacją.
Nie istnieje jedna prawidłowa metoda dla wszystkich przedsiębiorstw. Dobra konfiguracja powinna uwzględniać między innymi:
- czas realizacji zamówień,
- rotację produktów,
- liczbę magazynów,
- terminy dostaw,
- priorytety klientów,
- sposób planowania produkcji,
- prawdopodobieństwo zmiany lub anulowania zamówienia
Towar może być w firmie, ale w niewłaściwym miejscu
Dostępność produktu zależy nie tylko od rezerwacji. Duże znaczenie ma również lokalizacja zapasu.
Firma może posiadać 500 sztuk łącznie, ale:
- 250 znajduje się we Wrocławiu,
- 150 znajduje się w Warszawie,
- 50 jest w strefie kontroli jakości,
- 30 czeka w lokalizacji zwrotów,
- 20 jest w drodze między magazynami.
Handlowiec obsługujący zamówienie z magazynu we Wrocławiu nie zawsze może potraktować wszystkie 500 sztuk jako dostępne.
Najpierw należy sprawdzić:
- z którego magazynu ma zostać zrealizowana dostawa,
- czy produkt może zostać przesunięty,
- ile potrwa transport wewnętrzny,
- czy zapas w innej lokalizacji nie jest już zarezerwowany,
- czy dana lokalizacja jest przeznaczona do sprzedaży.
To szczególnie ważne w firmach posiadających kilka magazynów, oddziały, punkty przeładunkowe, strefy jakości albo magazyny znajdujące się przy produkcji.
Przykład zarządzania przepływem materiałów między magazynem centralnym i różnymi lokalizacjami opisaliśmy również w artykule „Dostawy i przesunięcia na budowę: magazyn centralny vs budowy”.
Dlaczego handlowiec nie powinien obiecywać terminu na podstawie jednej liczby?
Załóżmy, że dziś na stanie znajduje się 120 dostępnych sztuk, a klient chce zamówić 300.
Czy należy odmówić?
Niekoniecznie.
Być może:
- jutro przyjedzie dostawa 200 sztuk,
- za dwa dni zakończy się produkcja kolejnych 250 sztuk,
- część wcześniejszej rezerwacji zostanie zwolniona,
- produkt może zostać przesunięty z innego magazynu.
Dlatego handlowiec powinien widzieć nie tylko bieżący stan, ale również planowane przyjęcia i wydania wraz z datami.
Raport prognozy w Odoo umożliwia sprawdzenie, dla jakich operacji zapas jest przeznaczony, kiedy mają nastąpić dostawy i w którym dniu prognozowana ilość może spaść poniżej zera. Ujemna prognoza jest sygnałem, że przewidywany popyt przewyższa zapas obecny oraz oczekiwane przyjęcia.
Dzięki temu odpowiedź dla klienta może brzmieć:
Dzisiaj możemy wysłać 120 sztuk. Pozostałe 180 będzie dostępne w poniedziałek.
Zamiast:
System pokazuje, że mamy 500, więc całość powinna być dostępna.
Najczęstsze przyczyny błędnej informacji o dostępności
Sam system nie uporządkuje magazynu, jeżeli procesy i dane nie odpowiadają rzeczywistej pracy firmy.
Najczęstsze problemy to:
Niepotwierdzone albo niewykonane operacje
Towar został fizycznie wydany, ale dokument nadal oczekuje w systemie. Albo produkt dotarł do magazynu, lecz przyjęcie nie zostało zatwierdzone.
W obu przypadkach stan systemowy przestaje odpowiadać rzeczywistości.
Rezerwacje pozostawione na nieaktualnych zamówieniach
Klient zrezygnował, termin się zmienił albo zamówienie nie będzie realizowane, ale rezerwacja nadal blokuje produkt.
Zapas leży na półce, a dział sprzedaży nie może go wykorzystać.
Wszystkie lokalizacje traktowane jako sprzedażowe
Produkty uszkodzone, zwrócone albo oczekujące na kontrolę mogą znajdować się w systemie, lecz nie powinny być dostępne do zwykłej sprzedaży.
Brak spójności między sprzedażą, magazynem i produkcją
Handlowcy planują na podstawie własnych arkuszy, magazyn korzysta z osobnego zestawienia, a produkcja aktualizuje terminy podczas spotkań.
Każdy dział widzi inną wersję sytuacji.
Błędne terminy dostaw
Jeżeli termin zakupu lub produkcji jest nieaktualny, prognoza może sugerować, że produkt pojawi się wcześniej, niż jest to możliwe.
Korekty wykonywane bez analizy przyczyny
Różnica zostaje szybko poprawiona, ale nikt nie sprawdza, czy wynikała z błędnego przyjęcia, pominiętego wydania, niewłaściwej jednostki miary czy nieudokumentowanego przesunięcia.
W efekcie problem powraca podczas kolejnej inwentaryzacji.
Co powinien widzieć handlowiec przed potwierdzeniem zamówienia?
Handlowiec nie musi analizować całej dokumentacji magazynowej. Powinien jednak otrzymać czytelną odpowiedź na kilka pytań:
- Ile produktu znajduje się obecnie na stanie?
- Ile zostało już zarezerwowane?
- Ile jest dostępne dla nowego zamówienia?
- Jakie przyjęcia są potwierdzone?
- Kiedy nastąpią planowane wydania?
- Czy zapas znajduje się we właściwym magazynie?
- Jaka ilość będzie dostępna w terminie oczekiwanym przez klienta?
Dopiero taki zestaw informacji pozwala obiecać realną ilość i termin dostawy.
Właśnie dlatego wdrożenie Odoo nie powinno polegać wyłącznie na uruchomieniu modułu Magazyn. Należy połączyć sposób rejestrowania zamówień, rezerwowania produktów, realizacji dostaw, zakupów, produkcji i przesunięć wewnętrznych.
Rezerwacje produktów a produkcja
W firmach produkcyjnych ta sama partia materiału może być potrzebna zarówno do sprzedaży, jak i do realizacji zleceń produkcyjnych.
Przykład:
- magazyn posiada 1000 kg surowca,
- 700 kg jest potrzebne do zatwierdzonych zleceń produkcyjnych,
- 200 kg zarezerwowano dla odbiorcy hurtowego,
- tylko 100 kg pozostaje wolne.
Jeżeli dział sprzedaży zaoferuje klientowi 500 kg, może zabraknąć materiału do rozpoczęcia produkcji.
Dlatego dostępność produktów Odoo powinna być analizowana w kontekście całego zapotrzebowania, a nie wyłącznie zamówień handlowych.
Więcej o analizowaniu przyszłych braków opisaliśmy w artykule "Zamówienia od klientów się opóźniają - jak Odoo przewiduje braki materiałów"
Warto również przeczytać wpis „Jak skrócić czas produkcji o 30%? Trzy zmiany z Odoo, które w tym pomogą", w którym pokazujemy znaczenie rezerwacji materiałów dla terminowej realizacji produkcji.
Jak powinno wyglądać dobrze zaprojektowane rozwiązanie?
W prawidłowo skonfigurowanym procesie:
- Zamówienie klienta tworzy zapotrzebowanie.
- System sprawdza dostępność produktu.
- Zapas zostaje zarezerwowany zgodnie z ustaloną metodą.
- Handlowiec widzi, jaka ilość może zostać wydana.
- Brakująca część uruchamia lub sugeruje uzupełnienie zapasu.
- Planowane zakupy i produkcja aktualizują prognozę.
- Magazyn realizuje wydanie z właściwej lokalizacji.
- Każdy dział pracuje na tych samych danych.
Dzięki temu sprzedaż nie musi dzwonić do magazynu z pytaniem:
Czy te 500 sztuk naprawdę możemy sprzedać?
Odpowiedź znajduje się w systemie razem z informacją, gdzie jest produkt, do czego został przypisany i kiedy będzie dostępna kolejna ilość.
Wdrożenie Odoo z Wedoo: najpierw proces, później konfiguracja
Sposób rezerwowania zapasów powinien odpowiadać rzeczywistemu modelowi działania firmy.
Inne ustawienia będą odpowiednie dla sklepu realizującego zamówienia tego samego dnia, inne dla hurtowni przyjmującej zamówienia z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, a jeszcze inne dla zakładu produkcyjnego, który dzieli zapas między sprzedaż i produkcję.
Dlatego podczas wdrożenia analizujemy między innymi:
- kiedy zamówienie staje się wiążące,
- co decyduje o pierwszeństwie klienta,
- jak długo można blokować produkt,
- które lokalizacje mają być dostępne dla sprzedaży,
- jak planowane są dostawy i produkcja,
- kto może zmienić albo zwolnić rezerwację,
- jakie informacje powinien widzieć handlowiec.
Wedoo jest partnerem wdrożeniowym Odoo z Wrocławia, ale realizujemy wdrożenia Odoo w całej Polsce. Łączymy sprzedaż, magazyn, zakupy i produkcję w jednym procesie, aby system pokazywał nie tylko, ile produktu firma posiada, ale przede wszystkim, ile naprawdę może sprzedać.
Podsumowanie
500 sztuk na stanie nie zawsze oznacza 500 sztuk dostępnych.
Część produktu może być:
- zarezerwowana dla klientów,
- przeznaczona do produkcji,
- przypisana do przesunięcia,
- oczekująca na kontrolę jakości,
- znajdująca się w innym magazynie,
- niedostępna w wymaganym terminie.
Dlatego przed potwierdzeniem zamówienia należy analizować nie tylko stan fizyczny, ale również rezerwacje, lokalizacje i prognozowane ruchy magazynowe.
Dobrze zaprojektowany magazyn Odoo pozwala działowi sprzedaży udzielić klientowi konkretnej odpowiedzi:
Tyle możemy wysłać teraz, a pozostała ilość będzie dostępna w określonym dniu.
Bez telefonów, osobnych arkuszy i zgadywania.
Czy Twój system pokazuje zapas, ale nie mówi,
ile naprawdę możesz sprzedać? Umów spotkanie z ekspertem Wedoo i zobacz, jak może działać rezerwacja zapasów Odoo w Twojej firmie.
Sprawdzimy, jak w Twojej firmie działają rezerwacje, lokalizacje magazynowe i prognozowanie dostępności. Pokażemy również, jak wdrożenie Odoo może połączyć sprzedaż, magazyn, zakupy i produkcję w jednym procesie.
