System pokazuje 100 sztuk. Na półce są 73. Gdzie zniknęło 27?

System pokazuje 100 sztuk produktu na magazynie.

Pracownik idzie po towar, żeby przygotować wysyłkę.

Na półce znajduje 73.

Liczy jeszcze raz.

Nadal 73.

I wtedy zaczyna się klasyczne magazynowe śledztwo.

Czy ktoś wydał 27 sztuk bez zarejestrowania operacji? Czy dostawa została przyjęta w niewłaściwej ilości? Towar trafił na inną lokalizację? Część została wykorzystana na produkcji? A może ktoś kilka tygodni wcześniej po prostu poprawił stan magazynowy, nie sprawdzając, skąd właściwie wzięła się różnica?

27 brakujących sztuk to nie jest jeszcze największy problem.

Znacznie większym problemem jest sytuacja, w której firma nie potrafi odpowiedzieć na pytanie:

dlaczego system pokazuje inną ilość niż magazyn?

Stan magazynowy powinien być wynikiem operacji, a nie deklaracją

W dobrze zorganizowanym magazynie liczba widoczna w systemie nie bierze się z ręcznego wpisania:

„mamy 100 sztuk”.

Powinna wynikać z historii rzeczywistych operacji.

Towar został przyjęty od dostawcy.

Część przesunięto do innej lokalizacji.

Kolejna część została wydana klientowi.

Kilka sztuk trafiło na produkcję.

Dwie zostały uszkodzone.

Towar wrócił od klienta.

Przeprowadzono korektę po inwentaryzacji.

Każda z tych operacji wpływa na stan produktu.

Jeżeli proces jest prawidłowo odwzorowany w ERP, aktualny stan magazynowy jest więc konsekwencją tego, co rzeczywiście wydarzyło się z produktem.

Problem zaczyna się wtedy, gdy operacje fizyczne i operacje w systemie zaczynają żyć własnym życiem.

Skąd najczęściej biorą się różnice stanów magazynowych?

Nie każda różnica oznacza kradzież albo fizyczne zaginięcie produktu.

Bardzo często problem powstaje dużo wcześniej.

1. Przyjęto inną ilość niż rzeczywiście dostarczono

Dostawca miał dostarczyć 100 sztuk.

W systemie potwierdzono przyjęcie 100.

Fizycznie przyjechało 95.

Jeżeli pracownik automatycznie zatwierdzi cały dokument bez sprawdzenia ilości, od tego momentu system ma już pięć sztuk, których magazyn nigdy nie widział.

Im później firma wykryje błąd, tym trudniej ustalić jego źródło.

2. Towar został wydany, ale operacja nie została potwierdzona

Magazynier fizycznie wydał produkt.

Dokument w systemie pozostał jednak otwarty.

Towaru już nie ma, ale z perspektywy ERP nadal znajduje się na magazynie.

Przy kilku takich sytuacjach dziennie po kilku tygodniach trudno mówić o wiarygodnych stanach.

3. Produkt znajduje się w innej lokalizacji

Towar wcale nie musi zniknąć.

Może znajdować się:

• w innym regale,
• w strefie przyjęć,
• w kontroli jakości,
• na produkcji,
• w buforze wysyłkowym,
• w innym magazynie.

Jeżeli firma korzysta z wielu lokalizacji, ale fizyczne przesunięcia nie są na bieżąco rejestrowane, system może pokazywać prawidłową ilość całkowitą i jednocześnie błędną informację o tym, gdzie produkt faktycznie leży.

Przeczytaj również: "Dostawy materiałów na budowę - jak uporządkować logistykę w Odoo"

4. Produkcja zużyła inną ilość materiału niż zakładano

Według BOM zlecenie produkcyjne powinno zużyć 20 sztuk komponentu.

W praktyce zużyto 24.

Jeżeli system rozliczył wartość teoretyczną, a cztery dodatkowe sztuki pobrano fizycznie z magazynu, zaczyna powstawać różnica.

W firmach produkcyjnych takie rozbieżności mogą być szczególnie kosztowne, ponieważ błędny stan jednego komponentu wpływa później na:

• dostępność materiałów,
• planowanie kolejnych zleceń,
• terminy produkcji,
• zakupy,
• wycenę zapotrzebowania.

5. Uszkodzenia i straty nie zostały zarejestrowane

Produkt spadł podczas transportu wewnętrznego.

Opakowanie zostało uszkodzone.

Materiał nie nadaje się już do wykorzystania.

Fizycznie produktu nie można użyć, ale system nadal widzi pełnowartościowy zapas.

Jeżeli takie przypadki są rozwiązywane przez odkładanie produktu „gdzieś z boku”, stan magazynowy przestaje odzwierciedlać rzeczywistą sytuację.

Najgorsze rozwiązanie? 
Po prostu zmienić 100 na 73

Pracownik liczy produkt.

Jest 73.

System pokazuje 100.

Najprostsza reakcja?

Zrobić korektę na 73 i zamknąć temat.

Liczby znów się zgadzają.

Tylko że firma właśnie straciła bardzo ważną informację.

Nie dowiedziała się, co stało się z 27 sztukami.

Jeżeli przyczyną był pojedynczy błąd, problem być może się nie powtórzy.

Ale jeśli źródłem różnicy jest wadliwy proces, na przykład automatyczne potwierdzanie przyjęć albo wydawanie towaru bez rejestrowania operacji, za miesiąc sytuacja pojawi się ponownie.

Tylko zamiast 27 sztuk może brakować 270.

Korekta magazynowa powinna więc służyć do przywrócenia zgodności pomiędzy stanem rzeczywistym i systemowym.

Nie powinna zastępować analizy przyczyny rozbieżności.

Jak Odoo pomaga znaleźć źródło różnicy?

W Odoo można analizować historię ruchów magazynowych produktu.

Dla poszczególnych operacji system może przechowywać między innymi informacje o:

• dacie ruchu,
• dokumencie, którego dotyczył,
• produkcie,
• ilości,
• lokalizacji źródłowej,
• lokalizacji docelowej,
• numerze partii lub numerze seryjnym, jeżeli stosowane jest śledzenie.

Dzięki temu zamiast pytać:

„kto ostatnio brał ten produkt?”

można przeanalizować kolejne operacje wykonane w systemie.

Jeżeli dodatkowo firma wykorzystuje partie lub numery seryjne, możliwości analizy są jeszcze większe.

Przeczytaj również: "Klient zgłasza wadę. Czy potrafisz w 30 sekund znaleźć partię produktu?"

Przykład: gdzie mogło zniknąć 27 sztuk?

Załóżmy, że na początku tygodnia system prawidłowo pokazywał 150 sztuk.

W historii znajdujemy:

+50 sztuk - przyjęcie od dostawcy

-40 sztuk - wydanie dla klienta

-30 sztuk - pobranie na produkcję

-20 sztuk - przesunięcie do drugiego magazynu

0 sztuk - brak innych zapisanych operacji

Według systemu powinno pozostać:

150 + 50 - 40 - 30 - 20 = 110 sztuk.

Fizycznie jest ich 83.

Brakuje 27.

Teraz można szukać dalej.

Czy podczas produkcji rzeczywiście zużyto 30 sztuk?

Czy przesunięcie do drugiego magazynu obejmowało dokładnie 20?

Czy klient otrzymał 40?

Czy ostatnia dostawa faktycznie zawierała 50 sztuk?

Zamiast analizować cały magazyn, firma zaczyna zawężać miejsce, w którym mogła powstać różnica.

A może problem nie jest 
w magazynie?

To bardzo ważne pytanie.

Firma widzi różnice magazynowe, więc naturalnie szuka winnego wśród magazynierów.

Tymczasem źródło problemu może znajdować się w zupełnie innym miejscu.

Sprzedaż może realizować niestandardowe wydania.

Produkcja może pobierać więcej materiału, niż rejestruje.

Zakupy mogą zatwierdzać pełne przyjęcie mimo dostawy częściowej.

Zwroty od klientów mogą trafiać bezpośrednio na półkę.

Pracownicy mogą omijać ustaloną ścieżkę, bo właściwy proces w systemie jest zbyt skomplikowany.

Dlatego kontrola magazynu nie polega wyłącznie na skonfigurowaniu aplikacji Magazyn.

Trzeba spojrzeć na cały przepływ produktu przez firmę.

Od zakupu, przez przyjęcie i składowanie, po produkcję, sprzedaż, wysyłkę, zwrot lub reklamację.

Przeczytaj również: "Kupujemy za późno, za drogo albo za dużo. Jak uporządkować zakupy w firmie dzięki Odoo?"

Inwentaryzacja powinna wykrywać problem, a nie być jedynym momentem, kiedy firma go zauważa

Jeżeli różnice magazynowe wychodzą dopiero podczas rocznej inwentaryzacji, ustalenie przyczyny po kilku miesiącach może być praktycznie niemożliwe.

Dlatego w wielu organizacjach lepszym podejściem jest regularne liczenie wybranych:

• produktów,
• kategorii,
• regałów,
• stref,
• lokalizacji.

Odoo pozwala przeprowadzać korekty stanów magazynowych i zachowywać informacje o wykonanych zmianach. Możliwe jest także prowadzenie cyklicznego liczenia określonych lokalizacji.

Dzięki temu firma może szybciej zauważyć, że określona grupa produktów regularnie się nie zgadza.

I właśnie wtedy pojawia się ważniejsze pytanie niż:

„jaki mamy stan?”

Czyli:

„dlaczego akurat tutaj stale powstają różnice?”

Kody kreskowe ograniczają jeden z największych problemów: ręczne operacje

Im więcej informacji pracownik musi przepisać ręcznie, tym więcej okazji do pomyłki.

Produkt.

Ilość.

Lokalizacja.

Numer partii.

Dokument.

Przy intensywnej pracy magazynu pojedynczy błąd jest nieunikniony. Problem pojawia się wtedy, gdy proces praktycznie zachęca do ich popełniania.

Odoo Barcode pozwala wykorzystać skanowanie między innymi podczas operacji magazynowych oraz liczenia produktów.

Pracownik może zeskanować lokalizację i produkt zamiast wybierać je ręcznie.

To nie oznacza, że po wdrożeniu skanerów różnice magazynowe znikną całkowicie.

Oznacza jednak, że część najprostszych błędów można eliminować już w momencie wykonywania operacji.

Samo wdrożenie Odoo 
nie zagwarantuje zgodnych stanów

Można wdrożyć najlepszy system magazynowy i nadal mieć różnice.

Jeżeli:

• pracownicy wykonują operacje poza systemem,
• procesy są niepotrzebnie skomplikowane,
• lokalizacje nie odpowiadają rzeczywistemu układowi magazynu,
• nikt nie określił zasad obsługi uszkodzeń,
• zwroty nie mają własnego procesu,
• produkcja nie rejestruje rzeczywistego zużycia,
• użytkownicy nie wiedzą, kiedy potwierdzać operacje,

ERP będzie jedynie bardzo dokładnie przechowywał nieprawidłowe dane.

Dlatego wdrożenie Odoo powinno zaczynać się od zrozumienia rzeczywistej pracy firmy.

Jak przyjeżdża dostawa?

Kto ją sprawdza?

Kiedy powstaje przyjęcie?

Kto może wykonać korektę?

Co dzieje się z produktem uszkodzonym?

Jak obsługiwane są zwroty?

Jak magazyn przekazuje materiał na produkcję?

Dopiero wtedy można zaprojektować rozwiązanie, w którym system wspiera proces zamiast zmuszać pracowników do obchodzenia go bokiem.

Wdrożenie Odoo z Wedoo: 
Wrocław i cała Polska

W Wedoo podczas wdrożenia Odoo analizujemy nie tylko to, jakie funkcje ma mieć system, ale przede wszystkim to, jak przebiegają rzeczywiste procesy w firmie.

W przypadku magazynu może to oznaczać analizę między innymi:

• przyjęć i wydań,
• lokalizacji magazynowych,
• przesunięć wewnętrznych,
• zwrotów,
• reklamacji,
• obsługi partii i numerów seryjnych,
• przepływu materiałów na produkcję,
• inwentaryzacji,
• wykorzystania kodów kreskowych,
• uprawnień użytkowników.

Nasza siedziba znajduje się we Wrocławiu, ale realizujemy wdrożenia Odoo w Polsce, pracując z firmami z różnych regionów i branż.

Nie chodzi o to, żeby po inwentaryzacji potrafić zmienić 100 sztuk na 73.

Chodzi o to, żeby wiedzieć:

skąd wzięła się różnica 27 sztuk i co zmienić, żeby za miesiąc nie pojawiła się ponownie.

Czy Twoje stany magazynowe można traktować jako wiarygodne dane?

Jeżeli handlowiec przed potwierdzeniem zamówienia dzwoni do magazyniera z pytaniem:

„Sprawdzisz, czy naprawdę to mamy?”

to problemem prawdopodobnie nie jest samo liczenie produktów.

Problemem jest brak zaufania do danych.

A bez wiarygodnych danych trudno poprawnie planować sprzedaż, zakupy i produkcję.

Jeżeli w Twojej firmie stan w systemie i stan na półce regularnie pokazują dwie różne rzeczy, porozmawiajmy.

 Umów spotkanie z ekspertem Odoo w Wedoo

Podczas pierwszej rozmowy możemy przejść przez obecny proces magazynowy i sprawdzić, gdzie powstają największe ryzyka oraz w jaki sposób wdrożenie Odoo z Wedoo może pomóc je uporządkować.