W firmach budowlanych współpraca z podwykonawcami to codzienność. Elektryka, hydraulika, konstrukcje stalowe, roboty wykończeniowe – każda specjalizacja to osobna umowa, osobny zakres prac i… osobne ryzyko kosztowe.
Problem zaczyna się wtedy, gdy:
- zlecenia są wysyłane mailowo,
- odbiory odbywają się „na słowo”,
- faktury nie są przypisane do konkretnego etapu projektu,
- a realny koszt inwestycji znamy dopiero na końcu.
Jak uporządkować proces podwykonawczy w budownictwie? I jak sprawić, by koszt był widoczny na bieżąco?
Zlecenie prac podwykonawcy – koniec z Excelem i telefonami
W wielu firmach budowlanych zlecenie dla podwykonawcy:
- powstaje jako PDF,
- wysyłane jest mailem,
- zakres prac istnieje tylko w treści wiadomości,
- a budżet projektu aktualizowany jest ręcznie.
To rodzi chaos.
W dobrze zaprojektowanym systemie ERP Odoo dla budownictwa:
- zlecenie powstaje bezpośrednio z projektu,
- ma przypisany budżet,
- wskazuje etap budowy,
- jest powiązane z harmonogramem,
- generuje zobowiązanie kosztowe.
Dzięki temu już na etapie zlecenia widać wpływ podwykonawcy na budżet inwestycji.
Projekt staje się centrum zarządzania kosztami, etapami i rozliczeniami. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda budowa jako „centrum dowodzenia” w systemie ERP, przeczytaj również nasz artykuł o tym, jak projekt budowlany integruje CRM, realizację i koszty
w Odoo.
Realizacja i odbiór prac – kontrola zamiast domysłów
Największy problem w budownictwie nie dotyczy samego zlecenia, lecz odbioru.
Często:
- nie ma formalnego potwierdzenia wykonania zakresu,
- nie wiadomo, czy prace wykonano zgodnie z umową,
- nie kontroluje się, czy wykonano 100% czy 70% zakresu.
W systemie Odoo możliwe jest:
- utworzenie protokołu odbioru,
- przypisanie go do konkretnego etapu budowy,
- częściowy odbiór (np. 60% zakresu),
- automatyczne powiązanie z rozliczeniem.
Dzięki temu faktura nie jest „niespodzianką”, lecz logiczną konsekwencją odbioru.
To właśnie ten etap najczęściej decyduje o realnej kontroli kosztów.
Faktura od podwykonawcy – automatyczne powiązanie z projektem
W tradycyjnym modelu faktura:
- trafia do księgowości,
- zostaje zaksięgowana,
- dopiero później ktoś ręcznie przypisuje ją do projektu.
To powoduje:
- opóźnienia w raportowaniu,
- brak aktualnych danych o rentowności,
- błędne decyzje zarządcze.
W zintegrowanym środowisku Odoo:
- faktura jest powiązana ze zleceniem,
- system sprawdza zgodność kwoty z budżetem,
- koszt automatycznie aktualizuje projekt,
- marża jest liczona w czasie rzeczywistym.
To kluczowy element, który pokazujemy klientom podczas wdrożenia Odoo w Polsce,
bo to właśnie integracja projektów, zakupów i księgowości daje realną przewagę konkurencyjną.
Koszt projektu i kontrola rentowności – dane w czasie rzeczywistym
Najważniejsze pytanie, jakie powinien móc zadać właściciel firmy budowlanej:
👉 Czy ten projekt jeszcze zarabia?
Jeśli odpowiedź wymaga:
- telefonu do księgowej,
- eksportu danych do Excela,
- ręcznego liczenia marży,
to oznacza, że system nie wspiera zarządzania.
W nowoczesnym podejściu, który daje nam Odoo:
- każdy koszt podwykonawcy trafia bezpośrednio do projektu,
- widzimy budżet planowany vs rzeczywisty,
- analizujemy marżę na etapie,
- możemy reagować przed zakończeniem inwestycji.
Tak właśnie wygląda dobrze przeprowadzone wdrożenie Odoo z Wedoo - procesy są projektowane tak, aby dane finansowe i operacyjne były spójne.
O analizie postępu, budżetu i marży pisaliśmy również w artykule o raportach projektowych w Odoo, gdzie pokazujemy, jak w praktyce kontrolować opłacalność inwestycji.
👉 Raporty projektowe w Odoo – jak analizować postęp i opłacalność?
Dlaczego firmy budowlane tracą pieniądze na podwykonawcach?
Najczęstsze przyczyny:
- Brak powiązania zlecenia z budżetem.
- Odbiory bez formalnej kontroli.
- Faktury księgowane bez przypisania do etapu.
- Brak bieżącej analizy rentowności.
- Dane rozproszone między działami.
Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie Odoo, aby uporządkować proces:
zlecenie → odbiór → faktura → koszt → marża
Nie chodzi o „system”, lecz o kontrolę finansową w czasie rzeczywistym.
Jak wygląda wdrożenie Odoo
w firmie budowlanej?
W praktyce projekt zaczyna się od analizy:
- jak dziś powstaje zlecenie dla podwykonawcy?
- kto zatwierdza zakres?
- gdzie powstaje budżet?
- kiedy aktualizuje się koszt projektu?
Dopiero potem budujemy proces w systemie.
Jako firma z Wrocławia realizująca wdrożenie Odoo w Polsce, pracujemy zarówno
z lokalnymi firmami z Dolnego Śląska, jak i z przedsiębiorstwami budowlanymi działającymi w całym kraju. Kluczowe jest dopasowanie systemu do realiów budowy
a nie odwrotnie.
Podsumowanie – kontrola kosztów zaczyna się od procesu
Podwykonawcy nie są problemem.
Problemem jest brak kontroli nad przepływem informacji.
Jeśli chcesz mieć:
- pełną kontrolę nad kosztami projektu,
- aktualną marżę w trakcie realizacji,
- powiązanie zlecenia z fakturą i odbiorem,
- dane w czasie rzeczywistym,
to warto uporządkować proces podwykonawczy w jednym spójnym systemie.
Dobrze zaprojektowane wdrożenie Odoo z Wedoo pozwala przekształcić chaos budowy w mierzalny, kontrolowany proces biznesowy.
Jeśli chcesz zobacz jak to może działać w praktyce - odezwij się do nas!
