Klient zaakceptował ofertę w poniedziałek o 10:14.
Handlowiec odetchnął z ulgą. Sprzedaż zamknięta.
W środę klient dzwoni z pytaniem:
„Kiedy zaczynacie?”
I wtedy okazuje się, że...
Projekt jeszcze nie został utworzony. Zakupy nie wiedzą, że trzeba zamówić materiały. Produkcja nie ma zlecenia. Osoba odpowiedzialna za realizację nawet nie wie, że klient zaakceptował ofertę.
Sprzedaż zakończyła swój proces. Tylko realizacja jeszcze go nie rozpoczęła.
To właśnie w tym miejscu w wielu firmach powstaje niewidoczna luka pomiędzy sprzedażą a operacjami.
„Przecież wysłałem informację”
W mniejszych firmach przekazanie zamówienia do realizacji często działa bardzo prosto.
Handlowiec wysyła maila.
Dzwoni do kierownika.
Wpisuje informację na Teamsie.
Przesyła PDF z ofertą.
Albo podchodzi do biurka i mówi:
„Klient zaakceptował. Możemy zaczynać”.
Problem pojawia się wtedy, gdy firma obsługuje jednocześnie kilkanaście, kilkadziesiąt lub kilkaset zamówień.
Bo samo przekazanie informacji nie oznacza jeszcze uruchomienia procesu.
Kto ma założyć projekt?
Kto ma utworzyć zadania?
Kto sprawdzi dostępność materiałów?
Kto ma zamówić brakujące komponenty?
Kiedy produkcja ma otrzymać zlecenie?
Kto odpowiada za termin?
I najważniejsze:
skąd każda z tych osób ma wiedzieć, że właśnie nadszedł moment na działanie?
Klient nie widzi Twoich działów. Widzi jedną firmę
To jedna z najważniejszych rzeczy w całym procesie.
Klienta nie interesuje, że sprzedaż zrobiła już swoją część.
Nie interesuje go, że dział projektowy nie dostał maila, zakupowiec był na urlopie, a kierownik produkcji nie wiedział o zamówieniu.
Dla klienta proces wygląda znacznie prościej:
zaakceptowałem ofertę → firma realizuje zamówienie.
Jeżeli pomiędzy tymi dwoma punktami są trzy dni ciszy, klient nie widzi problemu komunikacyjnego pomiędzy działami.
Widzi opóźnienie.
Dlatego proces sprzedaży nie powinien kończyć się na zmianie statusu szansy na „wygrana”. Pisaliśmy już szerzej o tym, jak analizować sprzedaż, oferty i konwersję w artykule CRM w Odoo: jak analizować sprzedaż, oferty i konwersję?.
Kolejnym krokiem jest połączenie sprzedaży z tym, co wydarzy się po decyzji klienta.
Jedna zaakceptowana oferta może uruchomić kilka różnych procesów
I tutaj zaczyna się prawdziwa przewaga zintegrowanego systemu ERP.
Bo „klient zaakceptował ofertę” może oznaczać coś zupełnie innego w zależności od firmy.
Firma usługowa
Klient kupuje 80 godzin konsultacji.
Po potwierdzeniu zamówienia trzeba utworzyć projekt, przypisać osoby, zaplanować pierwsze zadania i rozpocząć ewidencję czasu.
Firma produkcyjna
Klient zamawia 500 sztuk produktu.
Trzeba sprawdzić zapasy, zapotrzebowanie materiałowe, uruchomić produkcję i ewentualnie wygenerować potrzeby zakupowe.
Firma instalacyjna
Klient akceptuje ofertę na montaż.
Trzeba przygotować materiały, zaplanować ekipę, ustalić termin oraz przekazać pracownikom zakres realizacji.
Firma projektowa
Klient akceptuje projekt za 120 000 zł.
Trzeba utworzyć projekt, etapy, zadania, budżet i przypisać odpowiedzialne osoby.
Każda z tych firm sprzedaje coś innego.
Ale problem jest ten sam:
zaakceptowana oferta musi uruchomić właściwy proces operacyjny.
Co się dzieje, gdy sprzedaż
i realizacja działają osobno?
Na początku firma często tego nie zauważa.
Pięć zamówień miesięcznie można przekazać mailem.
Dziesięć projektów można pamiętać.
Przy dwudziestu ktoś stworzy Excela.
Ale wraz ze wzrostem firmy zaczyna rosnąć liczba miejsc, w których trzeba ręcznie przekazać informację.
Handlowiec aktualizuje CRM.
Ktoś zakłada folder projektu.
Ktoś inny wpisuje zamówienie do arkusza.
Produkcja otrzymuje PDF.
Zakupy dostają listę materiałów.
Kierownik wpisuje termin do kalendarza.
Wystarczy, że jeden z tych kroków nie zostanie wykonany i cały proces może się zatrzymać.
Nie dlatego, że pracownik nie chce wykonać swojej pracy.
Tylko dlatego, że system działania firmy wymaga od ludzi pamiętania o zbyt wielu rzeczach.
W Odoo sprzedaż może być początkiem kolejnego procesu
Jedną z największych zalet Odoo nie jest liczba dostępnych modułów.
Jest nią możliwość połączenia procesów w jeden przepływ informacji.
CRM nie musi kończyć się na ofercie.
Sprzedaż może łączyć się z projektem.
Sprzedaż może generować zapotrzebowanie magazynowe.
Zamówienie może wpływać na produkcję.
Produkcja może tworzyć zapotrzebowanie na komponenty.
Brakujące materiały mogą wpływać na zakupy.
Dzięki temu informacja nie musi być za każdym razem przepisywana i przekazywana ręcznie pomiędzy działami.
Przykładowo, w firmie produkcyjnej potwierdzone zamówienie klienta może stać się podstawą dalszego planowania produkcji i zapotrzebowania materiałowego. W artykule Kupujemy za późno, za drogo albo za dużo. Jak uporządkować zakupy w firmie dzięki Odoo? pokazujemy, dlaczego sprzedaż, magazyn, produkcja i zakupy powinny działać na wspólnych danych.
To właśnie różnica pomiędzy systemem, w którym tylko rejestrujemy informacje, a systemem, który pomaga prowadzić proces.
Automatyzacja nie oznacza, że wszystko musi dziać się automatycznie
To ważne.
Dobry proces nie zawsze oznacza:
klient zaakceptował ofertę → system natychmiast robi wszystko sam.
Czasami pomiędzy sprzedażą a realizacją potrzebna jest decyzja człowieka.
Na przykład kierownik projektu musi zatwierdzić termin.
Technolog musi przygotować dokumentację.
Dział zakupów musi zweryfikować dostawcę.
Produkcja musi potwierdzić możliwości realizacyjne.
Automatyzacja może wtedy oznaczać coś innego:
system automatycznie tworzy właściwe zadanie i przekazuje odpowiedzialność konkretnej osobie.
Dzięki temu zamiast pytania:
„Kto miał się tym zająć?”
mamy:
„Anna ma zatwierdzić uruchomienie projektu do środy, 12:00”.
To niewielka różnica technologiczna.
Ale ogromna różnica organizacyjna.
Najważniejsze jest nie to, co Odoo potrafi. Najważniejsze jest, jak działa Twoja firma
Przy wdrożeniu Odoo łatwo zacząć rozmowę od modułów:
CRM.
Sprzedaż.
Projekt.
Zakupy.
Produkcja.
Magazyn.
Tylko że klient nie przechodzi przez moduły.
Klient przechodzi przez proces.
Dlatego podczas wdrożenia Odoo warto zadać inne pytania:
Co dokładnie powinno wydarzyć się po zaakceptowaniu oferty?
Kto powinien otrzymać informację?
Czy trzeba utworzyć projekt?
Czy trzeba sprawdzić materiały?
Czy potrzebne jest zlecenie produkcyjne?
Czy ktoś musi podjąć decyzję?
Jaki termin powinien zostać wyznaczony?
Co powinno wydarzyć się automatycznie, a co powinien zatwierdzić człowiek?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają odpowiednio skonfigurować system.
Od zaakceptowanej oferty do pierwszego zadania
Wyobraźmy sobie firmę projektową.
Klient akceptuje ofertę o wartości 80 000 zł.
W tradycyjnym modelu handlowiec wysyła wiadomość:
„Mamy podpisane. Możemy startować.”
Potem ktoś zakłada projekt.
Ktoś szuka aktualnej wersji oferty.
Ktoś pyta, jaki był uzgodniony termin.
Ktoś przepisuje zakres prac.
Ktoś przypisuje pracowników.
I dopiero wtedy zaczyna się realizacja.
W dobrze zaprojektowanym procesie część tych informacji może już znajdować się w systemie.
Dane klienta są znane.
Oferta jest znana.
Zakres jest znany.
Wartość zamówienia jest znana.
Osoba odpowiedzialna za sprzedaż jest znana.
Nie ma więc powodu, aby po sprzedaży budować cały proces od początku.
W przypadku firm projektowych warto połączyć sprzedaż bezpośrednio z dalszą organizacją pracy. Więcej możliwości tego obszaru opisaliśmy w artykule Zarządzanie projektami w Odoo – funkcje i korzyści.
A co, jeśli firma produkuje?
Tutaj konsekwencje przerwy pomiędzy sprzedażą a realizacją mogą być jeszcze większe.
Handlowiec przyjmuje zamówienie.
Ale produkcja dowiaduje się o nim za późno.
Dopiero wtedy okazuje się, że brakuje jednego komponentu.
Termin dostawy materiału wynosi 14 dni.
A klientowi obiecano gotowy produkt za trzy tygodnie.
Problem nie powstał w momencie, gdy zabrakło komponentu.
Problem powstał wcześniej, kiedy zamówienie klienta nie uruchomiło odpowiednio wcześnie kolejnych działań.
Odoo pozwala łączyć sprzedaż, magazyn, zakupy i produkcję, dzięki czemu potwierdzone zapotrzebowanie klienta może wpływać na dalsze planowanie operacyjne.
Nie chodzi więc tylko o szybszą produkcję.
Chodzi o to, żeby firma wiedziała odpowiednio wcześnie, co musi zrobić, aby dotrzymać obietnicy złożonej klientowi.
Gdzie naprawdę zaczyna się realizacja zamówienia?
Nie wtedy, gdy pracownik produkcji naciska „Start”.
Nie wtedy, gdy konsultant rozpoczyna pierwsze zadanie.
Nie wtedy, gdy magazynier kompletuje produkty.
Realizacja zaczyna się wcześniej.
W momencie, w którym decyzja klienta powinna uruchomić kolejne działania wewnątrz firmy.
Jeżeli pomiędzy sprzedażą a realizacją potrzebny jest mail, telefon, Excel i pamięć konkretnego pracownika, firma tworzy miejsce, w którym proces może się zatrzymać.
A im więcej zamówień, pracowników i działów, tym większe jest to ryzyko.
Wdrożenie Odoo nie powinno łączyć modułów. Powinno łączyć procesy
To właśnie tutaj pojawia się jedna z najważniejszych kwestii przy wdrożeniu systemu ERP.
Można wdrożyć CRM.
Można wdrożyć Sprzedaż.
Można wdrożyć Projekty, Produkcję, Magazyn i Zakupy.
A mimo to nadal przekazywać kluczowe informacje mailem.
Dlatego wdrożenie Odoo powinno zaczynać się od zrozumienia całego procesu, a nie tylko od konfiguracji poszczególnych aplikacji.
W Wedoo podczas wdrożeń patrzymy na to, co dzieje się pomiędzy działami i etapami procesu. Gdzie informacja jest przepisywana? Gdzie ktoś musi pamiętać o kolejnym kroku? Gdzie powstaje opóźnienie? Kto powinien przejąć odpowiedzialność?
Dopiero wtedy można zdecydować, co warto zautomatyzować i jak połączyć poszczególne obszary Odoo.
Jako partner Odoo z Wrocławia realizujemy wdrożenia Odoo w Polsce, pracując z firmami produkcyjnymi, usługowymi, handlowymi i projektowymi.
Bo dobrze wdrożony ERP nie powinien tylko pokazywać, że klient zaakceptował ofertę.
Powinien pomóc firmie zrobić to, co obiecała klientowi.
Czy po zaakceptowaniu oferty wiesz dokładnie, co wydarzy się dalej?
Możesz zrobić prosty test.
Weź ostatnie pięć zaakceptowanych ofert i sprawdź:
Czy kolejny proces rozpoczął się automatycznie lub według jasno określonej procedury?
Czy od razu było wiadomo, kto odpowiada za następny krok?
Czy wszystkie potrzebne informacje były dostępne w jednym miejscu?
Czy ktoś musiał wysłać dodatkowego maila, zadzwonić albo przypomnieć współpracownikowi?
Czy klient musiał zapytać, kiedy zaczniecie?
Jeżeli ostatnie pytanie brzmi znajomo, problem prawdopodobnie nie leży w samym zespole.
Warto przyjrzeć się temu, co dzieje się pomiędzy sprzedażą a realizacją.
Klient zaakceptował ofertę.
Czy Twój zespół od razu wie, co ma zrobić dalej?
Sprawdźmy, jak wdrożenie Odoo może połączyć sprzedaż z projektami, produkcją, zakupami i realizacją zamówień w jeden spójny proces.
