Dlaczego firmy wciąż gubią się
w dokumentach?
Współczesne firmy generują setki, a czasem tysiące dokumentów miesięcznie: faktury, umowy, raporty, plany projektów, dokumenty HR czy korespondencję urzędową. W wielu organizacjach są one przechowywane w różnych miejscach – na dyskach komputerów, w e-mailach, na pendrive’ach czy w systemach chmurowych.
Efekt? Pracownicy spędzają mnóstwo czasu na szukaniu potrzebnych plików, dochodzi do pomyłek związanych z wersjonowaniem dokumentów, a w krytycznych momentach (np. podczas audytu lub kontroli skarbowej) znalezienie odpowiednich faktur graniczy z cudem.
Odoo Dokumenty – jedno miejsce
dla wszystkich plików
Moduł Dokumenty w Odoo to rozwiązanie, które pozwala całkowicie wyeliminować problem rozproszonej dokumentacji. Wszystkie pliki – od faktur, przez umowy, aż po dokumenty pracownicze – trafiają do jednego, spójnego repozytorium.
Co więcej, nie jest to zwykły dysk czy folder w chmurze. Dokumenty są aktywnie powiązane z procesami biznesowymi. Faktura nie istnieje „w oderwaniu” – od razu trafia do modułu Księgowość. Umowa handlowa może być automatycznie przypisana do konkretnego klienta w module CRM. Raport projektu trafia od razu do modułu Projekty.
To zupełnie inne podejście do zarządzania dokumentacją – zamiast pasywnego przechowywania plików mamy dynamiczne zarządzanie dokumentami w kontekście działań biznesowych.
Kluczowe funkcje modułu Dokumenty w Odoo
1. Automatyczne porządkowanie i klasyfikacja
Każdy dokument w Odoo może być automatycznie przypisany do odpowiedniej kategorii, działu czy procesu. Przychodząca faktura od dostawcy zostanie od razu powiązana
z zamówieniem zakupu i trafi do księgowości. Umowa podpisana z klientem wyląduje
w CRM, a dokument produkcyjny w module Produkcja.
To eliminuje konieczność ręcznego przenoszenia plików i znacząco przyspiesza pracę.
2. Integracja z innymi modułami Odoo
Największą siłą Odoo Dokumenty jest jego integracja z pozostałymi modułami ERP. Dokumenty stają się częścią procesów biznesowych, a nie odrębną jednostką.
Dzięki temu:
- faktura zakupowa automatycznie trafia do księgowości i może być zaksięgowana,
- oferta sprzedaży od razu jest widoczna w CRM,
- dokument projektu trafia do odpowiedniego zadania w Projekcie,
- dokumenty HR są przypisane do pracownika i działu kadr.
To oszczędza czas i zmniejsza ryzyko pomyłek.
3. Wersjonowanie i kontrola dostępu
Każdy plik ma swoją historię zmian, co eliminuje problem pracy na kilku różnych wersjach tego samego dokumentu. Można ustawić różne poziomy dostępu – np. dział HR ma dostęp do dokumentów pracowników, a dział handlowy wyłącznie do umów
z klientami.
Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo i ułatwia pracę w większych zespołach.
4. Digitalizacja i zgodność z przepisami
Papierowe archiwa odchodzą w przeszłość. Dzięki Odoo Dokumenty wszystkie pliki przechowywane są w formie cyfrowej. System wspiera zgodność z RODO i innymi regulacjami prawnymi, zapewniając bezpieczne przechowywanie danych.
Dodatkowo, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, firma ogranicza zużycie papieru i zmniejsza koszty związane z drukiem i archiwizacją.
5. Automatyzacja procesów dokumentowych
Dokumenty w Odoo można przetwarzać automatycznie. Przykład: faktura od dostawcy może zostać odczytana przez system OCR i zaksięgowana w kilka sekund. Umowa wysłana przez klienta może być automatycznie przypisana do właściwego rekordu
w CRM.
Dzięki temu praca manualna zostaje ograniczona do minimum.
Jakie korzyści daje wdrożenie Odoo Dokumenty?
- Oszczędność czasu – pracownicy nie muszą szukać dokumentów, bo wszystko jest pod ręką.
- Mniejsze ryzyko błędów – system eliminuje duplikaty i kontroluje wersje dokumentów.
- Wyższe bezpieczeństwo – dostęp mają tylko uprawnione osoby.
- Pełna integracja z biznesem – dokumenty nie są „osobnym bytem”, tylko częścią procesów.
- Mobilność – dostęp do dokumentów możliwy jest z dowolnego urządzenia.
- Zgodność z przepisami – dokumenty przechowywane są w sposób spełniający wymogi prawne.
👉 Automatyzacja dokumentów to tylko część możliwości. O tym, jak szeroko Odoo wspiera procesy w firmie, pisaliśmy w artykule Automatyzacja procesów.
Wdrożenie Odoo Dokumenty w Polsce z Wedoo
Jako oficjalny partner Odoo z siedzibą we Wrocławiu, specjalizujemy się w wdrożeniach Odoo w Polsce. Pracujemy z klientami z różnych branż: produkcyjnej, handlowej, usługowej czy e-commerce.
Dlaczego warto wybrać Wedoo?
- jesteśmy blisko – działamy z Wrocławia, ale wdrażamy Odoo w całej Polsce,
- mamy doświadczenie w pracy z małymi i średnimi firmami oraz dużymi organizacjami,
- dopasowujemy system do procesów biznesowych klienta,
- zapewniamy wsparcie po wdrożeniu – od szkoleń, przez rozwój systemu, aż po aktualizacje.
👉 Więcej o tym, jak wygląda cały proces dowiesz się z wpisu: Ile trwa wdrożenie Odoo? Od czego zależy czas i koszt?
Moduł Dokumenty w Odoo to nie tylko cyfrowa biblioteka plików. To rozwiązanie, które eliminuje chaos w dokumentach, usprawnia procesy biznesowe i pozwala firmom oszczędzać czas oraz pieniądze.
Dzięki integracji z pozostałymi modułami Odoo, dokumenty stają się naturalnym elementem codziennej pracy firmy. A wdrażając Odoo w Polsce z partnerem takim jak Wedoo z Wrocławia, zyskujesz pewność, że system zostanie dopasowany do Twoich potrzeb i będzie wspierał rozwój Twojego biznesu.
Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz zobaczyć, jak Odoo może działać w Twojej firmie.
