Jedna firma, trzy magazyny i pięć wersji prawdy

Magazyn we Wrocławiu ma 120 sztuk produktu.

Oddział w Warszawie potrzebuje 80.

Handlowiec właśnie obiecał klientowi 100 sztuk z dostawą na jutro.

W systemie firma ma łącznie 240 sztuk.

Czyli wszystko jest w porządku?

Niekoniecznie.

Część towaru może być już zarezerwowana. Kolejna partia jest właśnie przewożona między magazynami. Kilkanaście sztuk czeka na kontrolę jakości, a oddział w Warszawie nie wie jeszcze, czy przesunięcie z Wrocławia dotrze przed zaplanowaną wysyłką.

I nagle okazuje się, że firma posiada 240 sztuk produktu, ale nadal nie potrafi odpowiedzieć na proste pytanie:

ile naprawdę możemy sprzedać i z którego magazynu powinniśmy to wysłać?

To właśnie tutaj zaczynają się problemy, których nie rozwiązuje samo posiadanie systemu magazynowego.

Jeden produkt nie oznacza jednego stanu magazynowego

W niewielkiej firmie sytuacja jest stosunkowo prosta.

Jeden magazyn. Jedno miejsce składowania. Jedna osoba odpowiedzialna za wydanie.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa pojawiają się jednak:

• magazyn centralny,
• magazyny regionalne,
• oddziały,
• magazyny przy produkcji,
• punkty serwisowe,
• strefy przyjęcia i wysyłki,
• magazyny zwrotów,
• lokalizacje kontroli jakości,
• towary znajdujące się w transporcie.

Wtedy pytanie:

„Ile mamy produktu X?”

przestaje mieć jedną oczywistą odpowiedź.

Firma może mieć 300 sztuk produktu łącznie, ale zupełnie inaczej wygląda sytuacja, jeśli:

• 120 sztuk znajduje się we Wrocławiu,
• 80 sztuk znajduje się w Warszawie,
• 40 sztuk jedzie właśnie między oddziałami,
• 30 sztuk jest zarezerwowanych,
• 20 sztuk czeka na kontrolę jakości,
• 10 sztuk znajduje się w strefie zwrotów.

Stan globalny nadal wynosi 300 sztuk.

Tylko że nie wszystkie 300 sztuk można wysłać klientowi.

To dokładnie ten sam mechanizm, który opisaliśmy szerzej w artykule „Towar jest na magazynie. Dlaczego handlowiec nie może go sprzedać?”. Sam stan fizyczny nie mówi jeszcze, ile produktu rzeczywiście pozostaje dostępne dla kolejnego zamówienia.

Magazyn i lokalizacja to nie to samo

Przy projektowaniu wielomagazynowości bardzo ważne jest rozróżnienie dwóch pojęć.

Magazyn

Magazyn oznacza większą jednostkę organizacyjną, zazwyczaj odpowiadającą konkretnemu fizycznemu miejscu.

Przykładowo firma może posiadać:

• WH-WRO, magazyn Wrocław,
• WH-WAW, magazyn Warszawa,
• WH-POZ, magazyn Poznań.

Lokalizacja

Wewnątrz każdego magazynu mogą natomiast znajdować się bardziej szczegółowe lokalizacje:

• przyjęcie,
• kontrola jakości,
• regał A,
• regał B,
• kompletacja,
• pakowanie,
• wysyłka,
• zwroty,
• złom.

Dzięki takiemu podziałowi system może wiedzieć nie tylko, w którym magazynie znajduje się produkt, ale również gdzie dokładnie znajduje się w ramach procesu magazynowego.

Informacja:

Mamy 50 sztuk we Wrocławiu.

może więc zostać doprecyzowana do:

30 sztuk znajduje się w lokalizacji sprzedażowej, 10 oczekuje na kontrolę jakości, a 10 znajduje się w strefie zwrotów.

I dopiero druga informacja pozwala podejmować właściwe decyzje.

Towar jest w Warszawie. Klient jest we Wrocławiu. Co dalej?

Załóżmy:

Magazyn we Wrocławiu:

20 sztuk dostępnych

Magazyn w Warszawie:

100 sztuk dostępnych

Klient zamawia:

70 sztuk z dostawą z Wrocławia

Na poziomie całej firmy zapasu jest wystarczająco dużo.

Ale zamówienia nie da się zrealizować wyłącznie z magazynu we Wrocławiu.

Firma ma kilka możliwości.

Może przesunąć 50 sztuk z Warszawy do Wrocławia.

Może wysłać zamówienie częściowo z dwóch magazynów.

Może zrealizować całość z Warszawy.

Może też potraktować magazyn w Warszawie jako źródło zaopatrzenia dla Wrocławia.

I właśnie takich decyzji nie warto podejmować za każdym razem przez telefon:

„Cześć, macie może jeszcze 50 sztuk?”

Dobrze zaprojektowany system powinien już posiadać tę informację.

Przesunięcie magazynowe też potrzebuje czasu

Jednym z częstych błędów jest traktowanie zapasu w drugim magazynie tak, jakby był natychmiast dostępny.

Jeżeli produkt znajduje się w Warszawie, a klient oczekuje wysyłki z Wrocławia, fizyczne przemieszczenie towaru może potrwać dzień albo dwa.

Dlatego nie wystarczy wiedzieć:

„mamy ten produkt w innym magazynie”.

Trzeba wiedzieć również:

• kiedy można go wysłać,
• kiedy dotrze,
• czy jest już zarezerwowany,
• kto inicjuje przesunięcie,
• kto odpowiada za jego realizację,
• kiedy magazyn docelowy może uznać produkt za dostępny.

Towar znajdujący się pomiędzy dwoma magazynami nie powinien po prostu „znikać” z systemu w momencie wydania i pojawiać się dopiero po przyjęciu.

Powinniśmy móc zobaczyć, że:

towar nadal należy do firmy, ale aktualnie znajduje się w drodze.

To ważna różnica.

Szczególnie wtedy, kiedy przesunięć jest kilkanaście dziennie, a nie jedno na tydzień.

Problem zaczyna się wtedy, gdy każdy dział ma własny magazyn 

w Excelu

System ERP pokazuje jeden stan.

Magazynier ma własny arkusz.

Handlowiec prowadzi tabelę z „towarem dostępnym dla klientów”.

Zakupy mają osobny plik z planowanymi dostawami.

Kierownik magazynu prowadzi zestawienie przesunięć.

I każda z tych informacji może być poprawna.

Tylko w innym momencie.

Dlatego powstaje pięć wersji prawdy.

Handlowiec widzi 100 sztuk.

Magazyn mówi, że ma 80.

Zakupy twierdzą, że jutro będzie 150.

System pokazuje 130.

A kierownik wie jeszcze o 40 sztukach, które właśnie jadą z drugiego oddziału.

Problemem nie jest wtedy brak danych.

Problemem jest brak jednego miejsca, w którym wszystkie ruchy są ze sobą połączone.

Wielomagazynowość Odoo to nie tylko podział zapasu na miasta

Samo utworzenie trzech magazynów w systemie nie rozwiązuje problemu.

Trzeba jeszcze ustalić zasady przepływu produktów.

Przykładowo:

Skąd uzupełniamy magazyn regionalny?

Bezpośrednio od dostawcy czy z magazynu centralnego?

Co się dzieje, gdy zabraknie produktu we Wrocławiu?

Kupujemy go czy najpierw próbujemy przesunąć go z Warszawy?

Czy sprzedaż może korzystać z zapasu każdego magazynu?

Czy tylko z magazynu przypisanego do konkretnego oddziału?

Czy magazyny mogą realizować zamówienia innych oddziałów?

Jak długo trwa przesunięcie?

Który magazyn powinien mieć pierwszeństwo?

Co dzieje się z produktem znajdującym się aktualnie w transporcie?

Dopiero odpowiedzi na takie pytania pozwalają zbudować sensowną konfigurację.

To jedna z ważniejszych zasad dobrego wdrożenia Odoo. Najpierw trzeba zrozumieć rzeczywisty proces logistyczny firmy, a dopiero później odwzorować go w systemie.

Magazyn centralny czy bezpośrednie dostawy?

Wyobraźmy sobie firmę posiadającą trzy oddziały:

Wrocław

Warszawa

Poznań

Towar może być organizowany na kilka sposobów.

Model 1: każdy magazyn kupuje sam

Każdy oddział zamawia produkty bezpośrednio od dostawców.

To daje dużą niezależność, ale może powodować:

• większe zapasy,
• większą liczbę zamówień,
• różne warunki zakupowe,
• trudniejszą kontrolę zapotrzebowania całej firmy.

Model 2: magazyn centralny zaopatruje pozostałe

Towar trafia najpierw do magazynu centralnego, a następnie jest przesuwany do poszczególnych oddziałów.

Pozwala to lepiej kontrolować zapas centralnie, ale wymaga dobrze zaplanowanych przesunięć i terminów transportu.

Model 3: rozwiązanie mieszane

Niektóre produkty kupowane są centralnie, inne lokalnie.

W praktyce właśnie taki model może najlepiej odpowiadać rzeczywistej działalności wielu firm.

Dlatego wdrożenie systemu nie powinno zaczynać się od pytania:

Ile magazynów mamy utworzyć?

Lepsze pytanie brzmi:

Jak naprawdę przepływa towar pomiędzy naszymi oddziałami?

Brak produktu w jednym magazynie nie zawsze oznacza konieczność zakupu

Załóżmy:

Wrocław potrzebuje 100 sztuk.

Warszawa ma nadwyżkę 300 sztuk.

Dostawca potrzebuje 14 dni na realizację nowego zamówienia.

Przesunięcie z Warszawy może dotrzeć jutro.

Jeżeli dział zakupów patrzy wyłącznie na stan magazynu we Wrocławiu, naturalną reakcją może być:

„brakuje 100 sztuk, trzeba zamówić”.

Tylko że firma już posiada potrzebny produkt.

Znajduje się on po prostu w innym miejscu.

Zamiast automatycznie uruchamiać zakup, warto najpierw odpowiedzieć na pytanie:

„Brakuje nam produktu w tym magazynie. Czy mamy go gdzieś indziej?”

Dopiero później powinna zapaść decyzja: przesunięcie, zakup czy produkcja.

To samo podejście do planowania zapotrzebowania opisaliśmy szerzej w artykule „Kupujemy za późno, za drogo albo za dużo. Jak Odoo porządkuje zakupy?”. Przy dobrze połączonych procesach magazyn i zakupy nie powinny działać jak dwa niezależne światy.

Co powinien widzieć handlowiec?

Handlowiec nie powinien potrzebować mapy magazynu ani telefonu do trzech kierowników.

Przed obiecaniem klientowi terminu powinien mieć dostęp do kilku konkretnych informacji:

1. Ile produktu znajduje się na stanie?
2. W którym magazynie?
3. Ile jest już zarezerwowane?
4. Ile faktycznie pozostaje dostępne?
5. Czy produkt znajduje się w innym magazynie?
6. Czy można go przesunąć?
7. Ile potrwa przesunięcie?
8. Jakie dostawy są już w drodze?
9. Jak wygląda prognozowana dostępność w terminie oczekiwanym przez klienta?

Dopiero wtedy można odpowiedzialnie powiedzieć:

Tak, możemy dostarczyć 100 sztuk w piątek.

Zamiast:

Wydaje mi się, że gdzieś powinniśmy je mieć.

Wiele magazynów zwiększa znaczenie śledzenia produktu

Im więcej miejsc, przez które przechodzi produkt, tym ważniejsza staje się historia jego ruchu.

Produkt mógł zostać:

• przyjęty we Wrocławiu,
• przesunięty do Warszawy,
• wydany klientowi,
• zwrócony,
• skierowany do kontroli,
• ponownie przyjęty do magazynu.

Jeżeli firma korzysta z numerów partii lub numerów seryjnych, możliwość prześledzenia takiej drogi ma szczególne znaczenie podczas reklamacji.

Przykład takiej sytuacji pokazaliśmy w artykule „Klient zgłasza wadę. Czy potrafisz w 30 sekund znaleźć partię produktu?”, gdzie opisujemy, jak pełna historia partii produktu pomaga ustalić, skąd pochodził towar, gdzie trafił i których klientów może dotyczyć problem.

Przy jednym magazynie traceability jest ważne.

Przy kilku magazynach i regularnych przesunięciach staje się jeszcze ważniejsze.

Kiedy trzy magazyny zaczynają być problemem?

Nie wtedy, kiedy firma otwiera trzeci magazyn.

Problem zaczyna się wtedy, kiedy procesy nadal działają tak, jak przy jednym.

Typowe sygnały ostrzegawcze to:

• telefony pomiędzy oddziałami przed każdą większą sprzedażą,
• arkusze z ręcznie aktualizowanymi stanami,
• nieudokumentowane przesunięcia,
• produkty „jadące” przez kilka dni poza systemem,
• zakupy wykonywane mimo zapasu w innym magazynie,
• brak informacji, kto zainicjował przesunięcie,
• magazynierzy poprawiający stan po fakcie,
• handlowcy obiecujący towar znajdujący się kilkaset kilometrów dalej,
• sytuacje, w których nikt nie jest pewien, czy towar już wyjechał, czy dopiero ma wyjechać.

Każdy z tych problemów wygląda osobno na drobną niedogodność.

Razem oznaczają jednak, że firma nie posiada jednego wiarygodnego obrazu swoich zapasów.

Wdrożenie Odoo z Wedoo: najpierw projekt przepływu, później konfiguracja

Przy wielomagazynowości łatwo skupić się wyłącznie na konfiguracji technicznej.

Utworzyć magazyn Wrocław.

Utworzyć Warszawę.

Utworzyć Poznań.

Gotowe?

Nie.

Najważniejsza część zaczyna się dopiero wtedy.

Podczas wdrożenia Odoo z Wedoo analizujemy między innymi:

• skąd poszczególne magazyny otrzymują towary,
• które magazyny mogą się wzajemnie zaopatrywać,
• jak długo trwają przesunięcia,
• kiedy towar można uznać za dostępny,
• jak obsługiwane są rezerwacje,
• kto może inicjować przesunięcia,
• jak wyglądają zwroty i kontrola jakości,
• które magazyny realizują sprzedaż,
• kiedy zamiast przesunięcia należy uruchomić zakup lub produkcję,
• jakie dane powinny widzieć sprzedaż, magazyn i zakupy.

Dzięki temu system zaczyna odzwierciedlać rzeczywistą logistykę firmy, zamiast zmuszać pracowników do obchodzenia go arkuszami i telefonami.

Wedoo jest oficjalnym partnerem Odoo z Wrocławia. Realizujemy wdrożenia Odoo w Polsce dla firm, które chcą połączyć sprzedaż, zakupy, magazyn, produkcję i inne procesy w jednym środowisku.

W przypadku firm posiadających kilka magazynów szczególnie ważne jest dla nas nie samo uruchomienie funkcji systemu, lecz zaprojektowanie przepływu informacji i towaru tak, aby odpowiadał rzeczywistej pracy przedsiębiorstwa.

Jeden system, jedna wersja prawdy

Trzy magazyny nie muszą oznaczać trzech osobnych światów.

Firma powinna wiedzieć:

co posiada,

gdzie to się znajduje,

co jest już zarezerwowane,

co aktualnie jest w drodze,

co można przesunąć

i kiedy produkt będzie rzeczywiście dostępny.

Wtedy magazyn we Wrocławiu, oddział w Warszawie, dział zakupów i sprzedaż nie potrzebują własnych wersji tej samej informacji.

Wszyscy pracują na jednym procesie i jednej bazie danych.

I dopiero wtedy pytanie:

„Mamy ten produkt?”

może zostać zastąpione znacznie ważniejszym:

„Gdzie go mamy, ile naprawdę możemy wykorzystać i kiedy będzie dostępny tam, gdzie go potrzebujemy?”

To właśnie różnica pomiędzy zwykłą ewidencją stanów a rzeczywistym zarządzaniem magazynem w ERP.

Masz kilka magazynów, ale nadal nie wiesz, gdzie naprawdę znajduje się towar?

  Sprawdź, jak wdrożenie Odoo może połączyć stany, rezerwacje i przesunięcia magazynowe w jednym systemie.

 Umów spotkanie z ekspertem Odoo w Wedoo