Czytaj także: Wdrożenie nowego systemu a zarządzanie zmianą cz.1
Jak zapobiegać powstawaniu oporu?
Już na etapie planowania zmiany, możemy skutecznie zadbać o zminimalizowanie oporu w przyszłości. Nie jesteśmy w stanie wyeliminować go zupełnie, ale odpowiednia komunikacja i wzięcie pod uwagę istotnych czynników, pomoże nam na jego realne zminimalizowanie.
1. Pierwszym, kluczowym elementem jest otwarte komunikowanie planu zmiany.
Nic tak nie powoduje oporu, jak postawienie nas „przed faktem dokonanym”. Każdy w takim przypadku „węszy spisek” i czuje silną, wewnętrzną niechęć do wprowadzonych zmian. Tylko otwartość w stosunku do pracowników, szczera rozmowa i przyjazna atmosfera w obliczu zmiany, pozwoli nam zdusić w zarodku możliwy „bunt na pokładzie”. Na tym etapie nasz zespół powinien poznać cel zmiany i korzyści z niej płynące. Pracownicy powinni wiedzieć, czego się od nich w związku z tym oczekuje, czego mogą się spodziewać i jak ta zmiana na nich wpłynie.
2. Wykaż się cierpliwością
Musisz pamiętać, że nierozwiane obawy prowadzą do utrwalenia oporu. Ważne, by zrozumieć ten strach i zminimalizować go, tak jak tylko jest to możliwe. Odpowiadaj na pytania swoich pracowników, nawet te trudne i niewygodne. Zadbaj, by nawet ci mający negatywne doświadczenia z przeszłości nie musieli obawiać się „powtórki z rozrywki”. Pamiętaj, że najważniejsza jest skuteczna i efektywna komunikacja. Upewnij się, że na każdym etapie zostałeś dobrze zrozumiany i że nie pozostawiłeś pola do nadinterpretacji.
3. Metoda małych kroków
Nikt nie jest gotów przyjąć na siebie wielu zmian na raz. Szczególnie dotyczy to członków zespołu starszych wiekiem, dla których korzystanie z nowych technologii nie jest tak intuicyjne, jak dla młodszych. Bez względu jednak nasz wiek, umiejętności i doświadczenie, lepiej jesteśmy w stanie przyjąć zmianę, która wprowadzana jest stopniowo. Małe elementy, niewielkie usprawnienia wprowadzane w dłuższym czasie dają członkom zespołu możliwość oswojenia się i przekonania, że „nie taki wilk straszny”...
Czytaj także: Dobry system Erp jest jak dom
4. Zadbaj o odpowiedni moment
Nikt nie będzie się cieszył z nawet najlepszych optymalizacji, gdy jedyne na czym jest się w stanie skupić w tym momencie to ogrom podstawowych zadań. Gorący okres w firmie, czas intensywnego wysiłku działu sprzedażowego czy produkcyjnego, nie jest dobrym momentem na zmianę. Chociaż w efekcie wielu z tych obowiązków można będzie uniknąć w przyszłości po skutecznym wdrożeniu systemu w naszej firmie, to musi się ono odbyć w spokojniejszym czasie. W innym wypadku nasi pracownicy nie tylko nie odczują ulgi wynikającej z wprowadzonych innowacji, ale poczują się przytłoczeni i dodatkowo obciążeni. Nie trudno wtedy o silną niechęć do wprowadzonych zmian.
5. To powinna być wspólna zmiana
Zaangażuj swój zespół w planowanie zmiany. Zadbaj o to, by mogli wyrazić swoje oczekiwania, wątpliwości i nadzieje. A przede wszystkim obawy. Weź pod uwagę ich wiedzę, doświadczenie. Pamiętaj, że wprowadzony system ma być ich podstawowym narzędziem w codziennej pracy. Jako szef działu czy właściciel firmy masz z pewnością ogromną wiedzę o jej funkcjonowaniu. Nie lekceważ jednak wkładu, jaki może dać w realizację tego przedsięwzięcia nawet szeregowy pracownik. Pozwoli to na 2 kluczowe kwestie. Po pierwsze na poziomie operacyjnym, jest dużo większa szansa na uwzględnienie w przyszłym narzędziu wszystkich ważnych funkcjonalności. Dodatkowo pracownikom ,którzy zaangażowali się w planowanie wdrożenia, łatwiej będzie je zaakceptować i z entuzjazmem z niego korzystać. Nie będą przecież dla zasady sabotować czegoś, co po części sami przygotowali.
6. Daj przykład, bądź liderem
Przykład idzie z góry, prawda? Tylko Twoja wiara we wprowadzane udogodnienia może wpłynąć na entuzjazm Twojego zespołu. Co ważne, nie może być to wiara teoretyczna. W momencie wprowadzenia nowego systemu nie tylko powinieneś zachęcać podwładnych do wykorzystywania go w codziennej pracy, ale i sam musisz z niego korzystać. Musisz mieć wiedzę i realni wskazać, jakie korzyści Wam ono przyniosło. Każdy człowiek ma tendencję do wybielania swoich wspomnień i bagatelizowania rzeczy, które przeszkadzały nam w przeszłości. Tak na etapie ewolucji został ukształtowany nasz mózg. Spotykając się z hasłami „wcześniej nie było tak źle” czy „to wcale nie zajmowało kiedyś tak dużo czasu” posłuż się realnymi danymi. Z tym co nam się wydaje, dużo łatwiej jest polemizować, niż z faktami.
Jest jeszcze jedna kwestia o którą warto zadbać, nie tylko w obliczu zmiany. Pamiętajmy, ze rutyna w codziennych zadaniach, ich powtarzalność, może nie tylko prowadzić do wypalenia zawodowego, ale także do utrwalonej obawy przed wyjściem z tego schematu. Regularne, przynajmniej małe zmiany w zakresie obowiązków naszego zespołu, wymiana codziennych zadań pomiędzy nimi, nie tylko pozwoli uniknąć stagnacji, ale da im też większą otwartość i elastyczność. Będą gotowi na codzienną naukę, także w obliczu rozwoju Waszej firmy.
Czytaj także: Wdrożenie nowego systemu a zarządzanie zmianą cz.3